1. Изучить особенности подготовки служебных писем. На примере письма– просьбы и письма–подтверждения. 2. Самостоятельно оформить следующие виды служебных писем: Составьте письмо–приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным: Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно– энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Москва ул. Плеханова 36, тел. 237–87–77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев. Используйте приложение 6 Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по следующим данным: ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2–х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет. Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237–87–87. Директор ООО «Миг» М. К. Максимов. Используйте приложение 6 Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по следующим данным: Московский полиграфический техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета: Лазерные технологии в полиграфии Юридический Правила приема общие для всех. Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира 86, тел. 337–87–87. Директор техникума М. С. Игнатьева. Используйте приложение 6 Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый ...........! « Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …» Текст информационного письма начинается со слов «Администрация техникума сообщает, что …» Должность отправителя И. О. Фамилия Контрольные вопросы 1. Объясните в чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на примере письма). 2. Объясните каково функциональное назначение коммерческих писем. 3. Назовите логические элементы письма. 4. Перечислите основные требования к деловой речи. 5. вывод

Особенности подготовки служебных писем

Служебные письма, как важный инструмент деловой коммуникации, имеют свои особенности формирования и оформления. Рассмотрим три типа служебных писем: письмо-приглашение, гарантийное письмо и информационное письмо.

1. Письмо-приглашение

Письмо-приглашение № 544

       Институт точных приборов
       ул. Плеханова, 36
       г. Москва
       Тел. 237–87–77
       10.07.20__

       Уважаемый Константин Сергеевич!

       Институт точных приборов приглашает Вас посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности», которая состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9:00 до 20:00.

       Мы будем рады видеть Вас на нашем стенде.

       С уважением,
       Директор института
       С. К. Сергеев

2. Гарантийное письмо

Гарантийное письмо № 589

       ООО «Миг»
       ул. Садовая, 36
       г. Москва
       Тел. 237–87–87
       23.09.20__

       Настоящим гарантируем АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.

       С уважением,
       Директор ООО «Миг»
       М. К. Максимов

3. Информационное письмо

Информационное письмо № 59

       Московский полиграфический техникум
       ул. Мира, 86
       г. Москва
       Тел. 337–87–87
       12.09.20__

       Администрация техникума сообщает, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:
       - Лазерные технологии в полиграфии
       - Юридический

       Правила приема общие для всех.

       С уважением,
       Директор техникума
       М. С. Игнатьева

Контрольные вопросы

1. Особенности языка и стиля служебных документов

Язык и стиль служебных документов характеризуются строгой формальностью, объективностью и четкостью. Используются стандартизированные фразы и конструкции, которые исключают возможность двусмысленности. Применяются деловые термины и малое количество эмоционально окрашенных выражений. Каждое служебное письмо должно быть кратким, но содержательным.

2. Функциональное назначение коммерческих писем

Коммерческие письма служат для ведения деловой переписки, обмена информацией о товаре или услуге, установления деловых отношений, а также для заключения сделок. Они помогают создать и поддерживать доверительные отношения между компаниями и клиентами, отражая профессионализм и серьезный подход к бизнесу.

3. Логические элементы письма

Основные логические элементы письма включают:

• Заголовок (номер и дата письма)
• Адресат (название организации и фамилия получателя)
• Приветствие
• Основной текст (основное сообщение)
• Заключение
• Подпись и указание должности отправителя

4. Основные требования к деловой речи

К основным требованиям к деловой речи относятся:

• Ясность и доступность: информация должна быть понятной для адресата.
• Краткость: избегать избыточной информации.
• Логичность: структура должна быть последовательной.
• Формальность: использовать профессиональный и корректный язык.
• Официальность: соблюдать деловой стиль.

5. Вывод

Подготовка служебных писем требует внимания к языку, стилю и структуре. Эти документы являются важной частью деловой коммуникации и должны отражать профессионализм и точность. Правильное оформление и содержание служебных писем способствуют эффективному взаимодействию между организациями и установлению надежных деловых отношений.