Задание 1. При создании этического кодекса менеджера по персоналу (или иной). В первую очередь определитесь со структурой кодекса: будут ли в нем части, разделы, статьи? Какое…
Задание 1. При создании этического кодекса менеджера по персоналу (или иной). В первую очередь определитесь со структурой кодекса: будут ли в нем части, разделы, статьи? Какое название будет у документа? Каков будет его правовой статус? Сделайте презентацию своих проектов в течение 5–7 минут с использованием ноутбуков. Задание 2. Газпрома, Сбербанка, РУСАЛа, ОАО РЖД и др. По содержанию заложенных в них принципов и норм делового общения определите: какой цели служат эти документы и какие функции выполняют? Задание 3. Указать общепринятые правила этикета, которые необходимо соблюдать при определенных случаях: На официальных приемах: в первую очередь приветствуют ________________________________________________________ ________________________________________________________ При входе в кабинет__________________________________ Если надо познакомить женщину с мужчиной, следует сказать, обращаясь___________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ Этикет представления. Так, мужчина, независимо от возраста и положения, всегда. Младших по возрасту/служебному положению мужчин и женщин следует представлять. ______________________________ При равном положении (ранге) более молодой представляется, подчиненный, представляются пары, группы, обществу Инициатором беседы нового знакомства является человек ________________________________________________________ Вербальный этикет допускает применение различных психологических приемов, например, __________________________ Задание 4. Ваш партнер по деловому общению неоправданно выбирает Ты– общение. Как вы будете себя вести? Какими этикетными формулами вы можете подчеркнуть дистанцию официального общения? Задание 5. Разработать визитную карточку. Порядок выполнения – каждому студенту необходимо создать этический кодекс менеджера по персоналу, указать общепринятые правила этикета – составить краткий конспект теоретического материала Содержание отчета 1. Предоставить краткий конспект со всеми пояснениями, этический кодекс менеджера. 2. Ответить на контрольные вопросы. 3. Вывод. Контрольные вопросы 1.Поясните что такое социальная ответственность организаций. 2.Расскажите, в чем состоит сущность важнейших принципов социальной ответственности организации. 3.Поясните сущность профессиональной этики. 4.Перечислите способы повышения этического уровня организации используются сегодня. 5.Назовите этические нормы общения, характеризующие здоровый морально– психологический климат в коллективе. 6. вывод ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 13 (2 ЧАСА) Тема: Изучение особенностей журнальной регистраций документов Цель: ознакомиться с движением документов на предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки. Оборудование: канцелярские принадлежности. Краткие теоретические сведения Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера. При всех надежностях и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве. Журналы регистрации документов 1. Журнал регистрации входящих документов: 1) Дата документа 2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией – получателем 3) Автор (корреспондент) 4) Дата документа, присвоенная организацией – автором 5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией – автором 6) Заголовок 7) Резолюция 8) Срок исполнения полученного документа 9) Исполнитель 10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения 11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания) Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов. 2. Журнал регистрации исходящих документов: 1) Название подразделения, подготовившего документ 2) Исходящий номер документа 3) Дата документа 4) Адресат 5) Краткое содержание документа 6) Фамилия исполнителя, подготовившего документ 7) Контрольная дата ожидаемого ответа 8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом 9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др. 3. Журнал регистрации внутренних документов: 1) Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу 2) Дата документа 3) Краткое содержание документа 4) Наименование структурного подразделения, подготовившего документ 5) Исполнитель документа 6) Срок исполнения 7) Отметка об исполнении 8) Номер дела, в которое подшивается документ Задание 1. Изучить особенности журнальной регистрации документов: – Журнал регистрации входящей корреспонденции – Журнал регистрации исходящей корреспонденции – Журнал регистрации приказов 2. Самостоятельно заполнить следующие виды журналов регистрации: – Журнал регистрации входящей корреспонденции – Журнал регистрации исходящей корреспонденции – Журнал регистрации приказов Порядок выполнения – каждому студенту необходимо изучить нормативную документацию – составить краткий конспект по нормативной документации Содержание отчета 1. Краткий конспект со всеми пояснениями. 2. Ответить на контрольные вопросы. 3. Вывод. Контрольные вопросы 1. Поясните что такое документооборот предприятия, и каковы принципы его организации. 2. Расскажите каков порядок прохождения и исполнения входящих документов. 3. Объясните в чем заключаются особенности работы с поступающими документами. 4. Расскажите правила и формы регистрации документов и их особенности. 5. Объясните порядок подготовки и прохождения исходящих документов. 6. Опишите порядок прохождения внутренних документов. 7. Поясните каковы задачи, виды и сроки контроля исполнения документов
Конечно! Давайте разберем каждое из заданий по порядку, чтобы помочь вам успешно подготовиться к экзамену.
Задание 1: Создание этического кодекса менеджера по персоналу
Структура кодекса: Рекомендуется разделить кодекс на несколько частей:
- Введение: Общая информация о целях и ценностях кодекса.
- Основные принципы: Принципы этичного поведения.
- Политики и процедуры: Порядок применения кодекса.
- Привилегии и ответственность: Ожидаемые стандарты поведения и последствия их нарушения.
Название документа: Например, "Этический кодекс менеджера по персоналу".
Правовой статус: Этический кодекс может иметь внутренний правовой статус, который регулирует поведение сотрудников, однако не является юридическим документом, имеющим силу в суде.
Составление презентации: Используйте слайды для каждого раздела, добавив ключевые пункты и визуальные элементы для лучшей наглядности.
Задание 2: Анализ принципов делового общения
Документы компаний, таких как Газпром или Сбербанк, служат нескольким целям:
- Определение стандартов делового общения.
- Установление норм поведения для сотрудников.
- Создание единого подхода к взаимодействию внутри всей организации.
Функции таких документов включают:
- Снижение рисков конфликтов.
- Упрощение коммуникации.
- Формирование здоровой корпоративной культуры.
Задание 3: Правила этикета
На официальных приемах: В первую очередь приветствуют…
- Наиболее высокопоставленного человека в комнате или наиболее возрастного.
При входе в кабинет:
- Входите, дождавшись приглашения или открытия двери, и приветствуйте присутствующих.
Знакомство:
- Если надо представить женщину мужчине, следует сказать: "Позвольте представить вам [Имя женщины], это [Имя мужчины]".
Этикет представления:
- Мужчина всегда представляет женщин, независимо от их возраста или положения.
Инициатор беседы:
- Инициатором беседы нового знакомства может быть любой человек, но чаще всего, тот, кто первой начинает разговор.
Вербальный этикет:
- Включает использование уважительных форм обращения и внимательное слушание собеседника.
Задание 4: Ответ на неформальное общение
Если ваш партнер по деловому общению выбирает "Ты", вы можете ответить:
- "Я предпочёл бы сохранять форму «Вы», пока мы не установим более близкие отношения". Это подчеркнет вашу просьбу оставить дистанцию.
Задание 5: Разработка визитной карточки
При создании визитной карточки учтите следующие элементы:
- Ваше имя и фамилия.
- Должность.
- Название компании.
- Контактные данные (телефон, электронная почта).
- Логотип компании (по желанию).
Практическое занятие: Журнальная регистрация документов
Изучите особенности журнальной регистрации. Вам необходимо ознакомиться с формами журналов, включая журналы для входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренней документации.
Заполнение журналов:
- При заполнении журналов следуйте рекомендациям из предоставленных теоретических сведений. Включайте даты, номера, авторов документов и другие ключевые данные.
Контрольные вопросы
Документооборот предприятия – это процесс, который включает в себя создание, оформление, передачу и исполнение документов. Принципы организации документооборота должны обеспечивать контроль за движением документов и их сохранность.
Порядок прохождения входящих документов включает регистрацию, распределение, исполнение и архивирование.
Особенности работы с поступающими документами заключаются в необходимости их оперативного рассмотрения и реагирования.
Правила регистрации документов должны обеспечивать их уникальность и доступность для поиска.
Порядок подготовки исходящих документов включает разработку, регистрацию и отправку документа.
Порядок прохождения внутренних документов организуется через регистрацию и исполнение в рамках структурных подразделений.
Эти ответы помогут вам подготовить отчеты и презентации для заданий. Удачи вам в учебе!
