ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 13 (2 ЧАСА) Тема: Изучение особенностей журнальной регистраций документов Цель: ознакомиться с движением документов на предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки. Оборудование: канцелярские принадлежности. Краткие теоретические сведения Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера. При всех надежностях и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве. Журналы регистрации документов 1. Журнал регистрации входящих документов: 1) Дата документа 2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией – получателем 3) Автор (корреспондент) 4) Дата документа, присвоенная организацией – автором 5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией – автором 6) Заголовок 7) Резолюция 8) Срок исполнения полученного документа 9) Исполнитель 10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения 11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания) Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов. 2. Журнал регистрации исходящих документов: 1) Название подразделения, подготовившего документ 2) Исходящий номер документа 3) Дата документа 4) Адресат 5) Краткое содержание документа 6) Фамилия исполнителя, подготовившего документ 7) Контрольная дата ожидаемого ответа 8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом 9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др. 3. Журнал регистрации внутренних документов: 1) Порядковый регистрационный номер, присвоенный документу 2) Дата документа 3) Краткое содержание документа 4) Наименование структурного подразделения, подготовившего документ 5) Исполнитель документа 6) Срок исполнения 7) Отметка об исполнении 8) Номер дела, в которое подшивается документ Задание 1. Изучить особенности журнальной регистрации документов: – Журнал регистрации входящей корреспонденции – Журнал регистрации исходящей корреспонденции – Журнал регистрации приказов 2. Самостоятельно заполнить следующие виды журналов регистрации: – Журнал регистрации входящей корреспонденции – Журнал регистрации исходящей корреспонденции – Журнал регистрации приказов Порядок выполнения – каждому студенту необходимо изучить нормативную документацию – составить краткий конспект по нормативной документации Содержание отчета 1. Краткий конспект со всеми пояснениями. 2. Ответить на контрольные вопросы. 3. Вывод. Контрольные вопросы 1. Поясните что такое документооборот предприятия, и каковы принципы его организации. 2. Расскажите каков порядок прохождения и исполнения входящих документов. 3. Объясните в чем заключаются особенности работы с поступающими документами. 4. Расскажите правила и формы регистрации документов и их особенности. 5. Объясните порядок подготовки и прохождения исходящих документов. 6. Опишите порядок прохождения внутренних документов. 7. Поясните каковы задачи, виды и сроки контроля исполнения документов.