Теоретические сведения Каждый руководитель компании хочет, чтобы его коллектив работал эффективно и слаженно. От режима и учета рабочего времени сотрудника напрямую зависит его зарплата и другие выплаты. Такой учет регламентируется Трудовым Кодексом РФ. Согласно статье №91 ТК РФ, рабочее время — это время, в течение которого сотрудник выполняет свои должностные обязанности перед компанией, соблюдает правила внутреннего распорядка и условия трудового договора. Однако обязанности есть не только у сотрудника. Компания также должна вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. При этом продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Учет рабочего времени — это методика, по которой отслеживают, сколько времени сотрудники потратили на то, чтобы выполнить свои обязанности. Так работодатель может контролировать, что режим рабочего времени в компании соблюдают. В ТК РФ нет четких предписаний ведения учета, поэтому компания сама выбирает эту методику. Рассмотрим три популярных вида. Поденный - стандартный и простой вариант, но подходит только для нормированного графика. В поденном учете фиксируются рабочие часы сотрудника, перерывы, служебные задания и переработки. Для расчета зарплаты суммируются все отработанные за месяц часы. Понедельный - Если сотрудник находится на рабочем месте разное количество времени, подсчет ведут по неделям. К примеру, во вторник он работал шесть часов, в среду — восемь. При этом общее количество рабочего времени в неделю не должно превышать 40 часов, но распределяться они могут по-разному. Если отработанные часы превышают норму, 40 часов оплачивают по фиксированной ставке, а переработки оплачиваются, как сверхурочные. Суммированный - Если сотрудники компании работают не по пятидневке и продолжительность рабочего дня может быть меньше или больше 40 часов в неделю, используют суммированный учет. Такой вариант подходит и для вахтовой работы. Отработанное время учитывается ежедневно, но итог подводят в финале выбранного промежутка: месяца, квартала, года. Тогда же выдают зарплату, учитывая сверхурочные часы. Учет рабочего времени на предприятии с вредными условиями труда проводят каждые три месяца — это максимально разрешенный период без выплат. За организацию учета рабочего времени отвечает руководитель предприятия. По его приказу назначается ответственное лицо, которое берет на себя обязанности по сбору и обработке сведений. В небольших компаниях учетом занимается один сотрудник, а в крупных компаниях — начальники отделов. Часто такую работу выполняет бухгалтер или секретарь. Ответственный обязан: √ Фиксировать фактическое время присутствия сотрудника на рабочем месте. √ Проверять подлинность справок об уважительных причинах отсутствия. √ Закрыть табель с указанным числом отработанных часов, подписать документ и передать его в бухгалтерию. Каждая занимаемая должность имеет свои стандарты отработанного времени. Есть три вида продолжительности труда: ▪нормальный — 40 часов в неделю; ▪неполный — определенное количество часов в неделю, которое определяется по договору между работодателем и сотрудником; ▪сокращенный — для несовершеннолетних, беременных женщин, инвалидов и лиц с ограниченной трудовой деятельностью. В соответствии со статьей №120 НК РФ за отсутствие табеля учета и первичных документов компанию оштрафуют на 10 000 рублей. По статье №5.27 КоАП РФ за грубые ошибки в табеле или при его отсутствии Госинспекция по труду оштрафует на сумму от 1000 до 50 000 рублей или потребует приостановить деятельность компании до 90 суток. Табель учета рабочего времени не только показывает рабочее время сотрудников и позволяет соблюдать трудовую дисциплину, но и представляет собой документ отчетности перед контролирующими органами. Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13. Табель Т-12 содержит два раздела: Учет рабочего времени — кадровый. Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский. Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях. Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков. Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно. Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении. Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например: приказом о направлении в командировку; графиком отпусков; листком временной нетрудоспособности. Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы. Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами. Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода: Я — явка; Н — неявка без указания причин. Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному. Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения. Порядок заполнения табеля по форме При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т–12 указываются следующие реквизиты: ▪название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения; ▪номер табеля; ▪дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца); ▪период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число). Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются: номер п/п (графа 1); ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2; табельный номер – графа 3; графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1–ю и 2–ю половину месяца соответственно); графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца; графы 8–13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные; 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней; 17 – общее число нерабочих дней за месяц. Раздел 2 формы Т–12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы. Табель по форме Т–13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей. Учёт рабочего времени в табеле. Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.). Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице: Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код Явка по обычному графику Я 01 Ночные часы Н 02 Выход в праздничные и выходные РП 03 Переработка C 05 Дни командировки К 06 Отпуск ОТ 09 Дополнительный отпуск ОД 10 Учебный отпуск У 11 Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12 Учебный отпуск за свой счёт УД 13 Декретный отпуск Р 14 Отпуск по уходу за ребёнком до 3–х лет ОЖ 15 Административный отпуск с разрешения руководителя ДО 16 Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом ОЗ 17 Больничный Б 19 Неоплачиваемая нетрудоспособность Т 20 Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников ЛЧ 21 Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей Г 23 Прогул ПР 24 Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя НС 25 Нерабочие дни В 26 Отсутствие по неизвестной причине НН 30 Простой по вине организации РП 31 Простой по вине сотрудника ВП 33 Особенности заполнения табеля в отдельных случаях Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.). Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула. Подписывают заполненную форму: табельщик; начальник отдела; кадровик. График выхода на работу. В целях установления распорядка работы на каждом предприятии составляются графики выхода на работу. При составлении графика вначале производится расчет эффективного рабочего времени, т.е. времени, которое должен отработать каждый сотрудник за календарный месяц. Расчет производится по формуле: Расчет рабочего времени при продолжительности рабочей смены 7 часов. "Э" _"эф" " = [ К – (П + В) ]×Т см" где Э эфэффективный фонд рабочего времени; К–количество календарных дней; П– количество праздничных дней; В– количество выходных дней; Т см– продолжительность рабочей смены. Пример: Э эф= [29 – (1+4)] 7 = 168 ч. Затем составляется график выхода на работу сотрудника Задания для выполнения Составьте краткий конспект по теоретическим сведениям! Задание 1.Составьте график работы фирмы на январь 2025 Задание 2. Скачайте бланк Т-12 (или составьте свой, используя бланк Т-12/Т-13 за образец) и по исходным данным (выдается преподавателем) заполните установленную форму табеля учета рабочего времени (используйте Приложение 1) Легенда: График работы турфирма с 09:00 до 19:00, суббота с 10:00 до 18:00, в воскресенье в дежурном режиме по 2чел с 11:00 по 17:00. Сотрудники: 11 менеджеров (из них 4 старших менеджера), 1 бухгалтер /кадровик, директор по маркетингу и продвижению, генеральный директор При выполнении заданий нужно учитывать график работы турфирмы в целом, праздничные дни января (работа с 03.01 и в сокращенном режиме с 11:00 до 17:00), рекламный тур двух сотрудников (11дней), 1менеджер на больничном, 1 менеджер в декретном отпуске. Контрольные вопросы: 1. Расскажите, в каких случаях применяется табель учета использования рабочего времени. 2. Перечислите виды графиков выхода на работу. 3. Поясните для чего предназначен график выхода на работу. 4. Расскажите, какие могут быть отступления и нарушения установленного режима рабочего времени. 5.Поясните какие бывают особенности заполнения табеля учета использования рабочего времени. Приложение 1 Как заполнить табель. Образец Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества. Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц: начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля, ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля; специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02). Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов: В графе 1 ставим номера по порядку. Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности. В графе 3 указываем табельный номер. В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет. Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю. В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок: У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом. Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы. Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком. В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам. Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).