Направление деятельности Дефиниция направления деятельности обеспечивающая создание Делопроизводство Деятельность, официальных документов и организацию работы с ними в органах…

Направление деятельности Дефиниция направления деятельности обеспечивающая создание Делопроизводство Деятельность, официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел Документ Совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленная в установленном порядке и включенная в документооборот органа внутренних дел Документальный Совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности фонд Документирование Фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке Документооборот Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки Контроль Совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах исполнения документов Подлинник Первый или единственный экземпляр документа документа Копия Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы документаНоменклатура дел Систематизированный перечень наименований особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения Опись дел Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания Регистрация Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем документа Реквизит Обязательный элемент оформления документа документа Телеграмма Текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи Телефонограмма Обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем Факсо- Обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде колии (факсимиле) грамма Учетные Регистрационно-коптрольные карточки, журналы, автоматизированные информационные системы электронного делопроизводства и документооборота формы Электронный Документированная информация, представленная в электронной форме, т. с. в виде, пригодном для восприятия человском с использованием электронно- вычислительных машин, а также для передачи по документинформационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах Экопертиза Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов ценности документов Элементами делопроизводства являются: a) документооборот (движение документов внутри органа) и б) документирование (составление и оформление документов) Существующие правила работы с управленческими документами, контроль над их движением и хранением, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизводства создают условия для оптимизации управленческой деятельности. Соответственно, рациональная организация документационного обеспечения в целом позволяет существенно повысить эффективность всего процесса управления. Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. К числу основных следует отнести: 3 приниусспов • принцип унификации, который подразумевает приведение какого- либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками. На основе данного принципа в современном делопроизводстве разрабатываются правила выполнения документационных операций. Эти правила носят общий характер для отраслевых министерств и конкретизируются в их нормативно-методических актах; принцип стандартизации, выражающийся в установлении и применении стандарта как образца, который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов. Стандартизация - это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме. Хотя оба процесса взаимосвязаны, между стандартизацией и унификацией не существует тождества. Как нормативно-методический документ стандарт представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. В России государственная политика в области стандартизации осуществляется Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт);принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства, который служит основой для установления единых требований к его организации. Законодательные, нормативные и исходя из их методические акты по делопроизводству структурируются иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно- методического обеспечения; принцип централизации органов контроля иметодического обеспечения делопроизводства, отражающий значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются Госстандарт, а методического контроля Федеральное что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб ДОУ в своих структурных подразделениях исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплен в Типовой инструкции по делопроизводству. При этом ведомственные нормативно-методические документы (инструкции) не должны ей противоречить только по основным положениям. архивное агентство (Росархив). •принцип децентрализации делопроизводства, проявляющийся в том, Развитие и внедрение принципов научной организации делопроизводства это задача всего общества и государства, так как их применение создает условия для сокращения документов и потерь времени, затрачиваемого на их обработку. Отсутствие определенного единообразия работы с документами всдет к бюрократии, произвольному увеличению их числа, форм и назначений. В процессе развития делопроизводства сформировалась единая терминология этого вида деятельности. Наиболее распространенными являются следующие термины. Документирование - запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации. При этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе - бумаге, полимере, оптическом, магнитном носителях и т. д Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Оно предполагает наличие источника информации, материального носителя информации, передатчика информации, приемника и канала связи между источником и присмником. В делопроизводстве по отношению к понятию «информация» главным является ее фиксация, а форма се представления (графика, печать, цифровая запись и прочее) - второстепенным.Документ - зафиксированная на материальном Информационные ресурсы - отдельные документы, отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, базах и банках данных. Формирование и использование информационных ресурсов в Российской Федерации является сферой государственного регулирования. реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. форма представления информации. Эту форму обеспечивает наличие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет относить информацию к документам определенного вида и назначения, т. e. идентифицировать информацию. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Действующий стандарт для управленческой документации определенное место реквизитов в документе. Однако только носителе информация с Для документа важна указывает строго некоторые реквизиты являются обязательными и придают документу юридическую силу. Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядкс. Понятие документа может иметь самую широкую область применения, например, в текстовом редакторе Word каждый файл является документом. Документ становится официальным только после его полного оформления и удостоверения, т. е. после заполнсния пеобходимых реквизитов. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщасмое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа способна передавать его распорядительное начало, поэтому данное понятие не тождественно понятию официального документа. Юридическая сила документа обязательно включаст в себя следующие компоненты: • соответствие содержания закону; • полномочность издающего органа; оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу конкретного вида. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. В определении/имеется в виду любой документ на материальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве. Архивные службы в учреждениях - это самостоятельные структурные подразделения, Деятельность архивов регулируется отдельной отделопроизводства системой законодательных, нормативных и методических актов. Правовое регулирование делопроизводства - это область компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Система этих органов устанавливает правила, нормативы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта система должна обеспечивать: •• установление основных задач и правил в сфере документационной деятельности (например, документов и др.); обязательность исходных принципов делопроизводства для учреждений, организаций независимо от форм собственности (например, государственный язык, на котором ведется делопроизводство; государственное регулирование в сфере использования информации и другие принципиальные положения); создание типовых инструкций, образцов •общность требований к осуществлению документирования в наиболее важных областях государственного управления (например, обороноспособность, судопроизводство, бухгалтерский учет, гражданское состояние, сфера здравоохранения, правоохранительная деятельность). сделать очень краткий конспект