Лабораторная работа 16. Оформление служебной записки 1. Оформить служебную записку от одного из начальников отдела в соответствии с хозяйственными ситуациями, изложенными в лабораторной работе 14. При оформлении документа воспользоваться данными ПРИЛОЖЕНИЯ 16. 2. Подготовить служебную записку от одного из началь- ников отдела о необходимости расширения штата сотрудников и введения дополнительной должности. Должность должна быть новой и отсутствовать в штатном расписании. 3. Подготовить служебную записку от одного из начальников отдела об отсутствии одного из сотрудников на рабочем месте. 4. Подготовить служебную записку на имя директора о необходимости проведения каких-либо технических работ (в зависимости от вида хозяйственной деятельности варианта организации).

Для выполнения задания по оформлению служебных записок, давайте рассмотрим каждую из указанных задач по отдельности и подробно объясним, как составить каждую из записок. ### 1. Оформление служебной записки в соответствии с хозяйственными ситуациями **Шаблон служебной записки:** ```plaintext СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА От кого: [ФИО, должность отправителя] Кому: [ФИО, должность получателя] Дата: [дата] Тема: [тема записки, например, "Отчет по хозяйственным ситуациям"] Уважаемый(ая) [ФИО получателя], В соответствии с хозяйственными ситуациями, изложенными в лабораторной работе 14, сообщаю следующее: 1. [Ситуация 1: подробное описание, последствия и рекомендации] 2. [Ситуация 2: подробное описание, последствия и рекомендации] 3. [Ситуация 3: подробное описание, последствия и рекомендации] Прошу принять к сведению и, при необходимости, произвести необходимые действия. С уважением, [Ваше ФИО] [Ваша должность] ``` **Объяснение:** Служебная записка — это официальный документ, описывающий ситуацию и предоставляющий информацию по ней. Убедитесь, что вы изложили достаточно деталей, чтобы получатель узнал, о чем идет речь. ### 2. Служебная записка о необходимости расширения штата **Шаблон служебной записки:** ```plaintext СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА От кого: [ФИО, должность отправителя] Кому: [ФИО, должность получателя] Дата: [дата] Тема: Необходимость расширения штата сотрудников Уважаемый(ая) [ФИО получателя], В связи с увеличением объемов работы и расширением функционала нашего отдела, предлагаю рассмотреть возможность введения новой должности — [название должности]. Данная должность необходима для [объяснение потребности, например, "оптимизации рабочих процессов", "усиления команды" и т.п.]. Это позволит [описание ожидаемых результатов, таких как "повысить эффективность работы отдела", "улучшить качество обслуживания клиентов" и т.д.]. Прошу рассмотреть данное предложение на ближайшем заседании. С уважением, [Ваше ФИО] [Ваша должность] ``` **Объяснение:** При написании такой записки важно четко обозначить потребность в новой должности и обосновать, чем это будет полезно для организации. ### 3. Служебная записка об отсутствии сотрудника **Шаблон служебной записки:** ```plaintext СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА От кого: [ФИО, должность отправителя] Кому: [ФИО, должность получателя] Дата: [дата] Тема: Об отсутствии сотрудника на рабочем месте Уважаемый(ая) [ФИО получателя], Сообщаю вам, что [ФИО отсутствующего сотрудника] не присутствует на рабочем месте [указать дату и время или период отсутствия]. Причина отсутствия [указать причину: болезнь, отпуск и т.д.]. Планируется, что [он/она] вернется [дата возвращения, если известна]. Прошу принять данное сообщение к сведению. С уважением, [Ваше ФИО] [Ваша должность] ``` **Объяснение:** В данной записке достаточно четко указать отсутствие сотрудника и причины, особенно если у этого отсутствия могут быть последствия для работы отдела. ### 4. Служебная записка о необходимости проведения технических работ **Шаблон служебной записки:** ```plaintext СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА От кого: [ФИО, должность отправителя] Кому: [ФИО, директор] Дата: [дата] Тема: Необходимость проведения технических работ Уважаемый(ая) [ФИО директора], В связи с [указать причину, например, "необходимостью модернизации оборудования", "плановыми техобслуживаниями"], необходимо провести технические работы [описание работ, например, "проверка системы", "замена оборудования" и т.д.]. Предлагаю провести эти работы в период [указать рекомендуемые даты], что позволит минимизировать влияние на рабочий процесс. Прилагаю [если есть, укажите дополнительные документы, например, смету, планы по работам и т.д.]. Прошу вас рассмотреть данное предложение. С уважением, [Ваше ФИО] [Ваша должность] ``` **Объяснение:** В этой записке следует четко объяснить, почему нужны технические работы, и предложить конкретные временные рамки для их выполнения. Это поможет директору понять значимость вопроса. ### Заключение Постарайтесь учитывать стиль общения, принятый в вашей организации, и используйте соответствующие формулировки. Все служебные записки должны быть достаточно формальными и грамотно написанными.