Тема: «Создание документов в MS Word 2010» План лекции: 1. Алгоритм создания документов в MS Word 2010 2. Сохранение файлов 3. Особенности сохранения документов Word в формате предыдущих версий Word 4. Закрытие файлов Создание документов Новый документ создается автоматически сразу после запуска Word. Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы. 1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать (см. рис. 2.11). 2. В окне Создание документа (рис. 2.14) для создания пустого документа выберите группу шаблонов Пустые и последние и дважды щелкните по значку Новый документ. 3. Для создания документа на основе шаблона выберите группу Установленные шаблоны. Прокручивая список (рис. 2.15) выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку. 4. При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office Online. Выберите соответствующую группу шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся в окне Создание документа. Прокручивая список (рис. 2.16), выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку. Рис. 2.14. Создание нового пустого документа Рис. 2.15. Создание документа на основе установленного шаблона Рис. 2.16. Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office Online В процессе загрузки шаблона будет произведена проверка подлинности установленной на компьютере версии Word, о чем появится сообщение. Нажмите кнопку Продолжить. Чтобы такое сообщение более не появлялось, в окне сообщения установите соответствующий флажок. Сохранение файлов Сохранение изменений в существующем файле Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа. Сохранение изменений в виде нового файла Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия. 1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Сохранить как (см. рис. 2.11). 2. В окне Сохранение документа (см. например, рис. 2.9) перейдите к нужной папке. 3. В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует) и нажмите кнопку Сохранить. Сохранение файла в другом формате По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2007 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий - в формате Документ Word 97-2003, файлы RTF - как Текст в формате RTF и т.д. При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип (рис. 2.17). Рис. 2.17. Сохранение файла в другом формате Выбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла. Особенности сохранения файлов предыдущих версий Word в формате Word 2007 При сохранении файлов Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 в формате Документ Word 2007 можно включить режим совместимости с предыдущими версиями, т.е. отключить новые возможности Word 2007. Это необходимо сделать в том случае, если файл в последующем будет сохраняться для пользователей, не имеющих Word 2007. Для отключения новых возможностей в окне Сохранение документа (рис. 2.18) установите флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003. Рис. 2.18. Отключение новых возможностей Word 2007 при сохранении документа При сохранении файлов предыдущих версий Word в формате Документ Word 2007 может появиться предупреждение о возможных изменениях в макете документа (рис. 2.19). Нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать этот вопрос. Рис. 2.19. Предупреждение о возможных изменениях в документе Особенности сохранения документов Word 2007 в формате предыдущих версий Word Если документ был создан в Word 2007, а сохраняется в формате Документ Word 97-2003, в нем автоматически будут произведены некоторые изменения. Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны. Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться. Внедренные объекты, созданные в приложениях Microsoft Office 2007, невозможно будет редактировать. Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла. Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать. Положение некоторых надписей изменится. Для проверки совместимости текущего документа с предыдущими версиями Word нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить и в появившемся подчиненном меню – команду Проверка совместимости. В окне результатов проверки совместимости (рис. 2.20) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку Продолжить. Рис. 2.20. Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Word Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007 Когда файл, созданный в одной из предыдущих версий Word, сохраняется в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл. 1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Преобразовать (рис. 2.21). 2. В окне предупреждения о возможных изменениях в разметке документа (рис. 2.22) нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о преобразовании документов. Рис. 2.21. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007 Рис. 2.22. Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007 Закрытие файлов Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Word 2007. Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Word 2007 нажмите кнопку Office и выберите команду Закрыть. опорный конспект