Задание 1. На «Фабрике процессов "Прием документов"» в ходе картирования был выявлен ряд проблем. Проанализируйте выявленные проблемы и распределите их по уровням в пирамиде…
Задание 1. На «Фабрике процессов "Прием документов"» в ходе картирования был выявлен ряд проблем. Проанализируйте выявленные проблемы и распределите их по уровням в пирамиде проблем : 1) большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформ-лении личных дел абитуриентов; 2) большое количество личных дел у каждого абитуриента при подаче заявления на несколько специальностей 3) конфликтные ситуации при подаче документов в приемной 4) конфликтные ситуации в очереди при подаче документов; 5) временные потери на консультации по специальностям; 6) временные потери при заполнении документов абитуриентами; 7) переписывание документов абитуриентами при обнаруже-нии ошибок; 8) лишние перемещения по кабинету приемной комиссии.
Для анализа проблем, выявленных на «Фабрике процессов "Прием документов"», мы используем пирамиду проблем, которая помогает структурировать их по уровням важности и влияния. Ниже мы подробно рассмотрим каждую из указанных проблем и распределим их по уровням в пирамиде проблем.
Уровни пирамиды проблем:
Основные проблемы (краеугольные): Проблемы, которые непосредственно влияют на процесс в целом и требуют срочного решения.
Процессные проблемы: Проблемы, касающиеся отдельных этапов процесса, которые могли бы быть более управляемыми для повышения его эффективности.
Операционные проблемы: Проблемы, возникающие на уровне выполнения задач и специфических действий, но не влияющие на процесс в целом.
Распределение проблем по уровням:
Основные проблемы:
- (1) Большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов.
- (3) Конфликтные ситуации при подаче документов в приемной.
- (4) Конфликтные ситуации в очереди при подаче документов.
Эти проблемы затрагивают общие аспекты работы приемной комиссии и могут создать негативное впечатление, а также повлиять на общий опыт абитуриентов.
Процессные проблемы:
- (2) Большое количество личных дел у каждого абитуриента при подаче заявления на несколько специальностей.
- (5) Временные потери на консультации по специальностям.
- (6) Временные потери при заполнении документов абитуриентами.
Эти проблемы связаны с недостаточной оптимизацией процессов и их длительностью, что может затруднять работу как абитуриентов, так и сотрудников приемной комиссии.
Операционные проблемы:
- (7) Переписывание документов абитуриентами при обнаружении ошибок.
- (8) Лишние перемещения по кабинету приемной комиссии.
Эти проблемы более локальные и связаны с конкретными действиями, которые могут быть улучшены для повышения комфорта и эффективности, но они не влияют на общий процесс в столь значительной степени, как основные и процессные проблемы.
Заключение:
Каждый из перечисленных пунктов отражает определенные проблемы, требующие внимания. Понимание и правильное распределение этих проблем по уровням пирамиды поможет в выработке мероприятий для их устранения и оптимизации процесса приема документов. Эти меры могут включать в себя внедрение электронного документооборота, улучшение информационной поддержки абитуриентов, создание более удобного пространства в приемной комиссии и другие решения, направленные на устранение выявленных проблем.
