Read this letter to a new employee. Then, complete the table using information from the letter. Type of Document Filling System Client Files 1. _________ 2. _________ In…
Read this letter to a new employee. Then, complete the table using information from the letter. Type of Document Filling System Client Files 1. _________ 2. _________ In alphabetical order Correspondence 3. _________ 4. _________ According to the subject Project Files 5. _________ Dear Melanie, Welcome to the company! This is a quick note to tell you how the filing system works. We keep the client files in suspension files in the drawers to the right of each desk. We file these geographically. Our European clients are in the top drawer, Asian clients are in the middle and American clients are at the bottom. We file the clients in alphabetical order. There are also digital copies of the client files on the computer. Just click on the Clients folder on the desktop. We keep all correspondence in the ring binders on the top shelf. It is filed in chronological order. The most recent letters are on the right. All the forms are in the blue box file. We file these according to subject: order forms, new client forms and so on. Finally, project files are in the red binders. These are all in numerical order. Good luck! Margaret
Давай разберем письмо и заполним таблицу, основываясь на информации из текста.
Шаг 1: Анализ письма
В письме описываются три типа документов и способы их хранения:
Client Files (Клиентские файлы):
- Хранятся в подвесных файлах в ящиках справа от каждого стола.
- Организованы по географическому принципу (Европа, Азия, Америка).
- Клиенты в каждой категории расположены в алфавитном порядке.
Correspondence (Корреспонденция):
- Хранится в папках с кольцевым механизмом на верхней полке.
- Отсортирована по времени (хронологически).
- Самые последние письма находятся справа.
Project Files (Проектные файлы):
- Хранятся в красных папках.
- Отсортированы по номеру.
Шаг 2: Заполнение таблицы
Теперь заполним таблицу, используя информацию из письма.
| Type of Document | Filling System | Client Files |
|---|---|---|
| Client Files | Geographically | 1. European clients (Европейские клиенты) 2. Asian clients (Азиатские клиенты) 3. American clients (Американские клиенты) |
| Correspondence | Chronologically | 3. Most recent letters (Самые последние письма) 4. Older letters (Старые письма) |
| Project Files | Numerically | 5. Project documents (Проектные документы) |
Шаг 3: Подробное объяснение
Client Files
- География: Сначала мы разбиваем наши клиентские файлы по географическому принципу. Это подразумевает, что все файлы из Европы будут в одном месте, из Азии в другом и из Америки в третьем.
- Алфавитный порядок: Это значит, что внутри каждой географической группы файлы будут организованы в алфавитном порядке по названию компании или имени клиента.
Correspondence
- Хронологический порядок: Все письма хранятся в порядке получения, то есть самые новые находятся справа. Это позволяет быстро найти последние документы и легко отслеживать историю взаимодействий с клиентами.
Project Files
- Нумерация: Проектные файлы организованы по номеру, возможно, это номера проектов, что позволяет быстро находить нужный проект без лишних поисков.
Таким образом, структура хранения документов в компании позволяет быстро и эффективно находить нужную информацию, что улучшает работу сотрудников и взаимодействие с клиентами.
