Type of Document Filling System Client Files 1._____ 2. _____ In alphabetical order Correspondence 3._____ 4. _____ According to the subject Project Files 5._____ Dear Melanie,…
Type of Document Filling System Client Files 1._____ 2. _____ In alphabetical order Correspondence 3._____ 4. _____ According to the subject Project Files 5._____ Dear Melanie, Welcome to the company! This is a quick note to tell you how the filing system works. We keep the client files in suspension files in the drawers to the right of each desk. We file these geographically. Our European clients are in the top drawer, Asian clients are in the middle and American clients are at the bottom. We file the clients in alphabetical order. There are also digital copies of the client files on the computer. Just click on the Clients folder on the desktop. We keep all correspondence in the ring binders on the top shelf. It is filed in chronological order. The most recent letters are on the right. All the forms are in the blue box file. We file these according to subject: order forms, new client forms and so on. Finally, project files are in the red binders. These are all in numerical order. Good luck! Margaret
Чтобы понять, как устроена система архивирования документов в компании, давайте шаг за шагом разберём информацию из письма.
Заполнение системы архивирования
Клиентские файлы
Ответ: Geographically
Объяснение: Клиентские файлы ведутся по географическому принципу. Это означает, что файлы клиентов организованы в соответствии с их местоположением (например, Европа, Азия, Америка).Клиентские файлы в алфавитном порядке
Ответ: In alphabetical order
Объяснение: Внутри географической организации файлы клиентов дополнительно сортируются в алфавитном порядке по именам клиентов. Это упрощает поиск нужного файла.Корреспонденция
Ответ: Chronologically
Объяснение: Корреспонденция сохраняется в папках по времени их получения. Она упорядочивается так, что самые новые письма находятся справа, а более старые — слева.Корреспонденция по теме
Ответ: According to the subject
Объяснение: Корреспонденцию можно также структурировать по её содержанию или теме. То есть, её можно делить на разные категории, такие как заказы, запросы и так далее, однако в письме сказано, что основное упорядочивание – хронологическое.Проектные файлы
Ответ: Numerically
Объяснение: Проектные файлы располагаются в красных папках и сортируются по номерам, что может означать, что каждый проект имеет уникальный номер для упрощения поиска.
Полная система архивирования
Итак, система архивирования документов в компании выглядит следующим образом:
- Клиентские файлы: географически и в алфавитном порядке
- Корреспонденция: хронологически
- Проектные файлы: по номерам
Эта система помогает работникам быстрее находить нужные документы и поддерживать порядок в архиве.
