Type of Document Filling System Client Files 1._____ 2. _____ In alphabetical order Correspondence 3._____ 4. _____ According to the subject Project Files 5._____ Dear Melanie,…
Type of Document Filling System Client Files 1._____ 2. _____ In alphabetical order Correspondence 3._____ 4. _____ According to the subject Project Files 5._____ Dear Melanie, Welcome to the company! This is a quick note to tell you how the filing system works. We keep the client files in suspension files in the drawers to the right of each desk. We file these geographically. Our European clients are in the top drawer, Asian clients are in the middle and American clients are at the bottom. We file the clients in alphabetical order. There are also digital copies of the client files on the computer. Just click on the Clients folder on the desktop. We keep all correspondence in the ring binders on the top shelf. It is filed in chronological order. The most recent letters are on the right. All the forms are in the blue box file. We file these according to subject: order forms, new client forms and so on. Finally, project files are in the red binders. These are all in numerical order. Good luck! Margaret
Чтобы решить задачу, начнем с анализа текста и определения типа документов и систем хранения данных, о которых в нем упоминается. В этом письме описывается, как организована файловая система в компании.
Шаг 1: Определение типов документов
На основе текста письма, выделим следующие категории документов и соответствующие им системы хранения:
Client Files (Клиентские файлы)
- Система хранения: В стеллажах в подвесных папках.
- Организация: Географически (Европа, Азия, Америка) и в алфавитном порядке.
Correspondence (Корреспонденция)
- Система хранения: В кольцевых папках на верхней полке.
- Организация: Хронологически (новейшие письма справа).
Project Files (Проектные файлы)
- Система хранения: В красных папках.
- Организация: Нумерация.
Forms (Формы)
- Система хранения: В синем файловом ящике.
- Организация: По тематике (бланки заказов, формы для новых клиентов и т. д.).
Шаг 2: Заполнение пропусков
Теперь давайте заполним недостающие части в представленной таблице.
| Тип документа | Система хранения |
|---|---|
| Client Files | 1. Suspension files |
| 2. In alphabetical order | |
| Correspondence | 3. Ring binders |
| 4. According to the subject | |
| Project Files | 5. Numerical order |
Шаг 3: Итоговое решение
- 1. Suspension files — Так как клиентские файлы хранятся в подвесных папках.
- 2. In alphabetical order — Клиенты организованы в алфавитном порядке.
- 3. Ring binders — Корреспонденция хранится в кольцевых папках.
- 4. According to the subject — Корреспонденция организована по тематике.
- 5. Numerical order — Проектные файлы хранятся в нумерации.
Таким образом, мы ответили на вопрос о типах документов и системах их хранения на основании письма, относящегося к внутренней политике компании. Если есть дополнительные вопросы или нужна дополнительная информация, не стесняйтесь спрашивать!
