Type of Document Filling System Client Files 1._____ 2. _____ In alphabetical order Correspondence 3._____ 4. _____ According to the subject Project Files 5._____ Dear Melanie,…
Type of Document Filling System Client Files 1._____ 2. _____ In alphabetical order Correspondence 3._____ 4. _____ According to the subject Project Files 5._____ Dear Melanie, Welcome to the company! This is a quick note to tell you how the filing system works. We keep the client files in suspension files in the drawers to the right of each desk. We file these geographically. Our European clients are in the top drawer, Asian clients are in the middle and American clients are at the bottom. We file the clients in alphabetical order. There are also digital copies of the client files on the computer. Just click on the Clients folder on the desktop. We keep all correspondence in the ring binders on the top shelf. It is filed in chronological order. The most recent letters are on the right. All the forms are in the blue box file. We file these according to subject: order forms, new client forms and so on. Finally, project files are in the red binders. These are all in numerical order. Good luck! Margaret
Давайте разберем задачу шаг за шагом, основываясь на предоставленном тексте.
Текст письма: Мы видим, что письмо от Маргарет объясняет, как работает система хранения документов в компании. Она описывает, как классифицируются разные виды документов, чтобы новый сотрудник (Мелани) мог быстро освоиться.
Задание: Заполнить пропуски в таблице, определив тип фонда для каждого раздела.
Система хранения документов:
Клиентские файлы (Client Files)
- 1. Файлы хранятся в подвесных папках в ящиках справа от каждого стола.
- 2. Они упорядочены по алфавиту (In alphabetical order).
Ответ: "Geographically" (по географическому принципу).
Корреспонденция (Correspondence)
- 3. Хранится в кольцевых папках на верхней полке.
- 4. Упорядочена по хронологии (Chronological order).
Ответ: "Chronologically" (по хронологии).
Проектные файлы (Project Files)
- 5. Хранятся в красных папках.
- 6. Упорядочены по числовому порядку (Numerical order).
Ответ: "Numerically" (по числовому порядку).
Теперь соберем ответы в таблицу:
| Тип документа | Система хранения |
|---|---|
| Клиентские файлы | 1. Geographically |
| 2. In alphabetical order | |
| Корреспонденция | 3. In binders |
| 4. Chronologically | |
| Проектные файлы | 5. In red binders |
| 6. Numerically |
Объяснения:
- Клиентские файлы: Хранятся в географическом порядке, что подразумевает разделение на европейских, азиатских и американских клиентов, но внутри этих групп они сортируются по алфавиту.
- Корреспонденция: Упорядочена по времени, что помогает легко находить недавние письма.
- Проектные файлы: Данные хранятся в числовом порядке, что упрощает их идентификацию и доступ.
Если у вас есть еще вопросы или нужно больше информации, пожалуйста, дайте знать!
