В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с…
В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с аналогичной стадией, выполняемой с открытыми документами и делами. Без оформления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов. Что входит в процедуру уничтожения документов и носителей информации без оформления акта? Вопрос 13Выберите один ответ: а) - проверка специальной комиссией (в состав которой, как правило, входит делопроизводитель) наличия документов, дел (томов), магнитных и других технических носителей, включенных в акт, их комплектности; - физическое уничтожение специальной комиссией документов, дел (томов) и технических носителей информации. б) - разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника участка; - накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне); - физическое уничтожение несколькими сотрудниками остатков носителей; - внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей. в) - проверка специальной комиссией (в состав которой, как правило, входит делопроизводитель) наличия документов, дел (томов), магнитных и других технических носителей, включенных в акт, их комплектности; - физическое уничтожение несколькими сотрудниками остатков носителей; - внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей. г) - проверка специальной комиссией (в состав которой, как правило, входит делопроизводитель) наличия документов, дел (томов), магнитных и других технических носителей, включенных в акт, их комплектности; - накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне); - физическое уничтожение специальной комиссией документов, дел (томов) и технических носителей информации; - внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.
Чтобы ответить на этот вопрос, важно понять, какие процедуры предусмотрены для уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации, а также чем они отличаются от процедур, связанных с открытыми документами.
Уничтожение документов без оформления акта:
- Документы и материалы: Уничтожаются только определённые виды документов, которые не требуют официального оформления (актов).
- Процедура и проверки: В данном контексте рассматриваются процедуры, которые можно выполнять без формального акта — это менее строгие меры по сравнению с уничтожением конфиденциальных документов.
Теперь давайте разберёмся с предложенными вариантами ответов.
а)
- Проверка специальной комиссией наличия документов и их комплектности.
- Физическое уничтожение специальной комиссией.
Этот вариант включает проверку и требует участия комиссии для физического уничтожения, что более характерно для уничтожения с оформлением акта.
б)
- Разрывание листов и разрушение носителей в присутствии исполнителя или второго сотрудника.
- Накапливание остатков в опечатываемом ящике.
- Физическое уничтожение остатков.
- Внесение отметок в учетные формы.
Этот ответ представляет собой более свободу в процедурах уничтожения и не требует акта, что может подходить под условия снятия с учета (т.е. более незначительного уровня контроля).
в)
- Проверка наличия документов комиссией.
- Физическое уничтожение остатках носителей.
- Внесение отметок об их уничтожении.
Этот вариант тоже не подходит, так как требует проверки бескомиссионно.
г)
- Проверка наличия документов комиссией.
- Накопление остатков носителей в опечатываемом ящике.
- Физическое уничтожение специальной комиссией.
- Внесение отметок в формы учета.
Это вариант, который похож на требование акта и проверки, несколько избыточен для уничтожения без оформления.
Вывод:
Сравнив все предложенные варианты и учитывая цель уничтожения документов, при отсутствии акта и ненужности формальной проверки, наиболее подходящим вариантом будет б). Этот вариант описывает менее формальные процедуры, которые вполне подходят для уничтожения документов без необходимости в оформлении.
