Определите приоритеты для приложения усилий в те области, которые принесут наибольшую отдачу в решение проблемы. 1) большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформ-лении…
Определите приоритеты для приложения усилий в те области, которые принесут наибольшую отдачу в решение проблемы. 1) большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформ-лении личных дел абитуриентов; 2) большое количество личных дел у каждого абитуриента при подаче заявления на несколько специальностей; 3) конфликтные ситуации при подаче документов в приемной комиссии: 4) конфликтные ситуации в очереди при подаче документов; 5) временные потери на консультации по специальностям; 6) временные потери при заполнении документов абитуриентами, 7) переписывание документов абитуриентами при обнаружении ошибок, 8) лишние перемещения по кабинету приемной комиссии,
Для решения данной задачи необходимо определить приоритеты, в каких областях приложения усилий можно добиться наибольшего эффекта при минимальных затратах времени и ресурсов. Рассмотрим каждую из предложенных проблем, оценивая их влияние и возможные решения.
1. Большой расход бумаги, папок, файлов, тонера
Причина: Неэффективное оформление личных дел.
Решение: Переход на электронный документооборот. Это позволит сократить расход ресурсов, а также ускорить доступ к информации.
2. Большое количество личных дел у каждого абитуриента
Причина: Подавление заявлений на несколько специальностей увеличивает количество документов.
Решение: Создание единого формата заявления, который позволит указать все желаемые специальности в одном документе, может снизить количество бумажных дел.
3. Конфликтные ситуации при подаче документов в приемной комиссии
Причина: Недостаточная организация работы комиссии.
Решение: Обучение сотрудников приемной комиссии на тему управления конфликтами и улучшения коммуникации с абитуриентами. Это может полезно снизить количество конфликтов.
4. Конфликтные ситуации в очереди при подаче документов
Причина: Нехватка информации о процессе подачи.
Решение: Установка информационных стендов и размещение данных на сайте, а также увеличение числа сотрудников в часы пик помощи в оформлении.
5. Временные потери на консультации по специальностям
Причина: Большое количество вопросов, которые можно было бы задать заранее.
Решение: Создание подробного информационного ресурса или видеороликов о всех специальностях, чтобы потенциальные абитуриенты могли заранее ознакомиться с правилами и требованиями.
6. Временные потери при заполнении документов абитуриентами
Причина: Нехватка понимания, как правильно их заполнить.
Решение: Разработка легкодоступных инструкций или образцов заполнения документов, которые можно предоставить как в печатном, так и в электронном виде.
7. Переписывание документов абитуриентами при обнаружении ошибок
Причина: Отсутствие предварительной проверки заполненных форм.
Решение: Внедрение системы, позволяющей абитуриентам проверять документы на наличие ошибок перед подачей.
8. Лишние перемещения по кабинету приемной комиссии
Причина: Необходимость перехода между различными кабинетом для выполнения различных действий.
Решение: Оптимизация расположения кабинетов и сокращение числа визитов, например, создание одного окна для приема всех документов.
Рекомендуемые приоритеты по усилиям
- Переход на электронный документооборот.
- Оптимизация процесса подачи документов (единичный формат заявления, информационные стенды и т. д.).
- Обучение персонала приемной комиссии и решение конфликтных ситуаций.
- Создание доступа к информации о специальностях и улучшение оформлений.
Заключение
При определении приоритетов важно учитывать не только текущие проблемы, но и возможность их долгосрочного решения. Устранение проблемы с расходом ресурсов (пункт 1) и оптимизация подачи документов (пункты 2, 5) могут привести к значительному снижению всех связанных с этим проблем в будущем.
