При составлении Инструкции по делопроизводству директор фирмы приказал удалить подраздел «Учет объемов документооборота», так как его как руководителя не интересуют итоговые цифры по входящим и исходящим документам за год. Начальник Службы делопроизводства настаивает на включении данного раздела. Свою точку зрения он обосновывает тем, что эти цифры нужны ему как руководителю делопроизводственной службы: они станут едва ли не единственным убедительным аргументом, когда придется «выбивать» для канцелярии новую мебель, технику или штатные единицы. Что понимается под объемом документооборота? Каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота? Составьте примерную форму сводки учета объема документооборота.

Для начала давайте детально разберем поставленные вопросы и понятия, касающиеся документооборота. ### 1. Что понимается под объемом документооборота? **Объем документооборота** — это количество документов, которые проходят через организацию за определенный период времени (например, месяц, квартал, год). Он может включать входящие документы (например, письма, заявки, счета) и исходящие документы (например, отчеты, письма, уведомления). Объем документооборота является важным показателем для оценки работы организации, а также её потребностей в ресурсах. ### 2. Каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота? **Учет объемов документооборота** — это систематизированный процесс сбора и анализа информации о количестве документов. Он позволяет: - Оценить рабочую нагрузку сотрудников. - Выявить тенденции в росте или уменьшении документооборота. - Определить потребности в дополнительных ресурсах (мебели, техники, новых сотрудников). - Обосновать необходимость финансовых вложений в канцелярские нужды. - Предоставить информацию для внутренней отчетности и планирования. Учет обычно производится следующими способами: - **Ручной учет**: Сотрудники записывают данные о документах в специальные журналы. - **Автоматизированный учет**: Используются специализированные программы для учета документооборота, которые могут автоматически фиксировать данные. ### 3. Примерная форма сводки учета объема документооборота Ниже приведен пример формы сводки учета объема документооборота, которую можно использовать для систематизации данных. **Сводка учета объема документооборота** | Период | Входящие документы | Исходящие документы | Итого | Примечания | |--------------|--------------------|---------------------|---------------|-------------------------------| | Январь | 120 | 100 | 220 | | | Февраль | 130 | 110 | 240 | Увеличение входящих на 8% | | Март | 140 | 120 | 260 | Стабильный уровень | | Апрель | 125 | 115 | 240 | | | Май | 150 | 140 | 290 | Увеличение исходящих на 17% | | Июнь | 145 | 130 | 275 | | | Итого полугодие | 1,000 | 880 | 1,880 | Общий рост по сравнению с прошлым годом | ### Заключение Сохранение раздела «Учет объемов документооборота» в инструкции является обоснованным, так как эту информацию может использовать начальник службы делопроизводства для аргументации в случае необходимости дополнительного финансирования и ресурсного обеспечения, что способствует эффективному функционированию канцелярии.