Составьте план проведения планового совешания (согласно табл.1): І. Дата, место и время проведения совещания. 2. Повестка дня. 3. Списки участников совещания. 4. Докладчики…
Составьте план проведения планового совешания (согласно табл.1): І. Дата, место и время проведения совещания. 2. Повестка дня. 3. Списки участников совещания. 4. Докладчики совещания 5. Перечень работ, которые будут елужбами предприятия выполнены при подготовке совещания. 6. Составьте текст приглашения на совещание, 7. Составьте список рассылки приглашений на совещание. Какими способами будет осушествлена рассылка? 8. Составьте краткий тезис доклада руководителя предприятия 9. Составьте регламент совешания 10. Как будет подготовлено и оборудовано помещение ДлЯ проведения совещания? 11. Составьте визитку, рекламный проспект и т.д. предириятия для участников 26 совещания. 12. Составьте порядковые номера участников (выступающих) совещании и продолжительность докладов выступающих. 13. Как будет проходить регистрация участников совещания? 14. Составьте протокол совещания. на Таблица 1 Технология организации и проведения совещания Этапы Элементы Подготовка l. Определение целесообразности проведения совещания. Определение повестки дня. Определенис состава Участников. Назначение даты и времени совещания. Опредсление места провсдсния. Подготовка участников совещания 2 Проведение Продолжительность совещания Регламент. Протокол. 3. Подведение итогов и Выводы. принятис решения. | Определение тех, кто и в какие сроки должен ВЫпОЛНИТЬ определенный объем работ. Определение формы подведения итогов совещания, Принятие решения о широте информирования, Способы выработки решения. Контроль за выполнением Определение лиц, которые осушествляют контроль. 4. решения. Содержание отчета: практическая работа должна быть оформлена письменном виде, ответы на вопросы должны быть четкими, краткими и конкретными.
Для успешного проведения планового совещания необходимо четко следовать всем этапам подготовки и реализации. Ниже представлен подробный план, который поможет организовать совещание.
I. Дата, место и время проведения совещания
- Дата: 15 ноября 2023 года
- Время: 10:00 – 12:00
- Место: Конференц-зал 3, офис компании "Пример"
II. Повестка дня
- Открытие совещания
- Обсуждение текущих проектов
- Презентация нового продукта
- Анализ финансовых показателей
- Определение задач на следующий квартал
- Закрытие совещания
III. Списки участников совещания
- Генеральный директор
- Финансовый директор
- Руководители отделов (маркетинга, продаж, производства)
- Ключевые сотрудники проекта
- Помощники
IV. Докладчики совещания
- Генеральный директор (введение и общий обзор)
- Руководитель отдела маркетинга (презентация нового продукта)
- Финансовый директор (анализ показателей)
- Руководитель проекта (отчет по текущим проектам)
V. Перечень работ, которые будут выполнены при подготовке совещания
- Подготовка материалов для раздачи (презентации и отчеты)
- Организация технологического обеспечения (проектор, экран, стол для докладчиков)
- Установка необходимой мебели в конференц-зале
- Приглашение участников и установка расписания
VI. Текст приглашения на совещание
Уважаемые коллеги!
Приглашаем вас принять участие в плановом совещании, которое состоится 15 ноября 2023 года в 10:00 в конференц-зале 3 нашего офиса. На повестке дня обсуждение текущих проектов и презентация нового продукта.
Пожалуйста, подтвердите свое участие.
С уважением,
[Имя Фамилия]
[Должность]
VII. Список рассылки приглашений на совещание и способы рассылки
Список рассылки:
- Генеральный директор
- Финансовый директор
- Руководители отделов
- Ключевые сотрудники проекта
Способы рассылки:
- Электронная почта
- Мгновенные сообщения (например, в мессенджерах)
- Личное уведомление
VIII. Краткий тезис доклада руководителя предприятия
"На текущем совещании мы рассмотрим ключевые достижения нашей компании за последний квартал, обсудим задачи на предстоящий период, а также уделим внимание новому продукту, который, на мой взгляд, сыграет важную роль в нашем успехе."
IX. Регламент совещания
- 10:00 - 10:10 — Открытие совещания и вступительное слово (генеральный директор)
- 10:10 - 10:30 — Обсуждение текущих проектов (руководитель проекта)
- 10:30 - 10:50 — Презентация нового продукта (руководитель отдела маркетинга)
- 10:50 - 11:10 — Анализ финансовых показателей (финансовый директор)
- 11:10 - 11:40 — Определение задач на следующий квартал (открытое обсуждение)
- 11:40 - 12:00 — Закрытие совещания и подведение итогов
X. Подготовка и оборудование помещения для проведения совещания
- Установка проектора, экрана и микрофонов
- Подготовка мест для участников с необходимостью обеспечения комфорта
- Заправка комнаты водой и предоставление блокнотов и ручек для участников
- Проверка технического оборудования перед началом мероприятия
XI. Составление визитки, рекламного проспекта и т.д. для участников совещания
Визитка:
[Имя Фамилия]
[Должность]
[Название компании]
[Телефон]
[Электронная почта]
Рекламный проспект:
- Краткое описание компании
- Услуги и продукты
- Контактная информация и адрес сайта
XII. Порядковые номера участников (выступающих) и продолжительность докладов
- Генеральный директор — 10 мин
- Руководитель отдела маркетинга — 20 мин
- Финансовый директор — 20 мин
- Руководитель проекта — 20 мин
XIII. Регистрация участников совещания
- На входе в конференц-зал размещается стол для регистрации.
- Участники подписываются на списке и получают бейджи для идентификации.
XIV. Составление протокола совещания
- Протокол должен включать:
- Дата, время, место проведения
- Список участников
- Повестка дня
- Краткий отчет о каждом докладе
- Принятые решения и назначенные ответственные за выполнение задач
- Даты следующего совещания
Этот план поможет организовать совещание эффективно и с максимальной отдачей.
