Задание 1. Распределить документы по делам 2. Сформулировать название дела. 3. Указать пункт правил, согласно которому Вы сгруппировали документы 4. Оформить обложки полученных…
Задание 1. Распределить документы по делам 2. Сформулировать название дела. 3. Указать пункт правил, согласно которому Вы сгруппировали документы 4. Оформить обложки полученных дел 5. Указать критерии возможной систематизации полученных дел в архиве Документы: 1. Автобиография Васечкина М.П. от 20.01.2016 2. Акт приема передачи документов на постоянное хранение (оригинал) от 24.07.2016 3. Акт приема передачи документов на постоянное хранение (рабочий экземпляр) от 24.07.2016 4. Копия диплома об образовании Васечкина М.П. от 26.06.2009 5. Отчет о работе учреждения за 2016 год 6. Письмо в ЗАО «ЭКОНИКА» о предоставлении выставочной площади от 20.04.2016 № 587 7. Письмо в ЗАО «ЭКОНИКА» о предоставлении информации от 21.05.2016 № 455 8. Письмо в Институт проблем инвестирования о подтверждении оплаты товара от 15.02.2016 № 96 9. Письмо в МУП «Комсомольские-на-Амуре теплосети» о капитальном ремонте теплотрассы от 30.06.2016 № 366 10. Письмо в МУП «Комсомольские-на-Амуре теплосети» об изменении банковских реквизитов от 30.08.2016 № 655 11. Письмо из АКБ Сбербанк о предоставлении документов от 11.10.2016. дата поступления 17.10.2016 № 136 12. Письмо из Комитета по ценам администрации округа о тарифах на электроэнергию от 11.01.2016. Дата поступления 15.01.2016 № 156 13. Письмо из Министерства финансов о проведении методического семинара от 11.03.2011. Дата поступления 20.03.2016 № 73 14. Письмо из Министерства финансов о проведении ревизии от 18.05.2016. Дата поступления 22.05.2016 № 205 15. Письмо из ООО «Стройсервис» о выполнении условий договора поставки от 11.01.2016 № 88/7. Дата поступления 15.01.2016 № 15 16. План работы отдела кадров учреждения на 2017 год 17. План работы учреждения на 2017 год 18. Приказ о переводе на работу Васечкина М.П. от 11.09.2016 19. Приказ о подготовке помещений к приему гостей от 25.12.2016 № 219 20. Приказ о приеме на работу Васечкина М.П. от 25.01.2016 21. Приказ о проведении семинара от 11.01.2017 № 2 22. Приказ о работе в праздничные дни от 28.12.2016 № 220 23. Приказ об изменении режима работы от 15.01.2017 № 3 24. Приказ об увольнении с работы Васечкина М.П. от 17.02.2017 25. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству от 10.01.2017 № 1 26. Приказ об утверждении премиальных выплат от 27.12.2016 № 217 27. Приложения к отчету о работе учреждения за 2017 год (на 250 листах) 28. Проект плана работы учреждения на 2017 год 29. Проект приложений к отчету о работе учреждения за 2017 год (на 250 листах) 30. Трудовой договор с Васечкиным М.П. от 25.01.2016
Цель:
Ученик должен выполнить следующие шаги:
- Распределить представленные документы по делам.
- Сформулировать названия дел.
- Указать пункт правил, по которому были сгруппированы документы.
- Оформить обложки для каждого дела.
- Указать критерии возможной систематизации дел в архиве.
Шаг 1: Распределение документов по делам: Структурируем документы по категориям:
- Дело 1: Документы о Васечкине М.П.
- 1, 4, 18, 20, 24, 30
- Дело 2: Акты приема передачи документов на постоянное хранение:
- 2, 3
- Дело 3: Документы относящиеся к работе учреждения:
- 5, 16, 17, 27, 29
- Дело 4: Письма:
- 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
- Дело 5: Приказы:
- 19, 21, 22, 23, 25, 26
Шаг 2: Формулирование названий дел:
- Дело о Васечкине М.П.
- Дело актов приема передачи документов
- Дело отчетов и документов учреждения
- Дело писем
- Дело приказов
Шаг 3: Пункты правил для группировки документов: Ключевые пункты правил группировки документов:
- Пункт 1: Группировка по контексту (например, все документы организации или о человеке).
- Пункт 2: Группировка по типу документа (акты, письма, приказы и т.д.).
- Пункт 3: Группировка по дате (например, год выпуска документа).
- Пункт 4: Группировка по теме или содержанию (например, все документы, касающиеся определенного события или вопроса).
Шаг 4: Оформление обложек для дел: Для каждого дела подготовьте обложку, на которой укажите название дела и список документов, входящих в него.
Шаг 5: Критерии систематизации дел в архиве: Возможные критерии систематизации:
- По номеру дела.
- По алфавиту по названиям дел.
- По дате создания дела.
Этими шагами ученик сможет эффективно организовать и систематизировать представленные документы в соответствии с требованиями задачи для более удобного последующего доступа и управления ими.
