Задание 1. Изучите правила подготовки делового совещания. 2. Разработайте согласно правилам план мероприятий по подготовке и проведению делового совещания. Правила подготовки…
Задание 1. Изучите правила подготовки делового совещания. 2. Разработайте согласно правилам план мероприятий по подготовке и проведению делового совещания. Правила подготовки делового совещания: 1. Определить тему проведения совещания. 2. Обосновать актуальность, целесообразность выбранной темы. 3. Определить повестку дня: разработать круг вопросов, освещение которых позволит раскрыть данную тему, назначить выступающих по каждому вопросу. 4. Определить качественный и количественный состав участников совещания. 5. Назначить день и время проведения. 6. Выбрать место проведения совещания. 7. Описать деятельность по подготовке участников совещания: · кто проводит консультирование по каждому вопросу (экономист, инженер, научный консультант, представитель администрации, заместитель директора по определенному вопросу, начальник подразделения, отдела и т.д.); · где получить информацию по каждому вопросу (отдел кадров, служба маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия, ОТК и др.); · информирование о проведении, повестка дня. 8. Определить продолжительность совещания, регламент. 9. Просчитать возможные итоги совещания: · спрогнозировать выводы, сформулировать возможные решения, к которым придут участники совещания; · определить тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ; · определить формы подведения итогов совещания. 10. Составить проект информирования об итогах совещания (приказ, информация на сайте, информация в СМИ и др.) 11. Определить круг лиц, осуществляющих контроль за выполнением принятого решения. План подготовки делового совещания (рекомендации): 1.Тема совещания. 2. Актуальность, целесообразность выбранной темы. 3.Повестка дня. 4.Состав участников совещания. 5.Назначить день и время проведения. 6.Выбрать место проведения совещания. 7.Описать деятельность по подготовке участников совещания: · кто проводит консультирование по каждому вопросу (экономист, инженер, научный консультант, представитель администрации, заместитель директора по определенному вопросу, начальник подразделения, отдела и т.д.); · где получить информацию по каждому вопросу (отдел кадров, служба маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия, ОТК и др.); · информирование о проведении, повестка дня. 9.Определить продолжительность совещания, регламент. 10.Просчитать возможные итоги совещания: · спрогнозировать выводы, сформулировать возможные решения, к которым придут участники совещания; · определить тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ; · определить формы подведения итогов совещания. 11.Составить проект информирования об итогах совещания (приказ, информация на сайте, информация в СМИ и др.) 12.Определить круг лиц, осуществляющих контроль за выполнением принятого решения.
Конечно! Вот подробный план разработки мероприятия по подготовке и проведению делового совещания согласно приведенным правилам и рекомендациям:
План мероприятия по подготовке и проведению делового совещания
1. Тема совещания
- Выбрать конкретную и ясно сформулированную тему, отражающую цель совещания (например: «Обсуждение стратегии маркетинговой кампании на следующий квартал»).
2. Обоснование актуальности и целесообразности темы
- Описать, почему выбранная тема важна для организации.
- Обосновать необходимость проведения совещания в связи с текущими задачами и проблемами.
3. Повестка дня
- Разработать список вопросов, которые необходимо обсудить для раскрытия темы.
- Назначить ответственных выступающих по каждому вопросу.
- Пример вопросов:
- Анализ текущего положения дел.
- Обсуждение предложений по улучшению.
- Распределение обязанностей по реализации решений.
4. Количественный и качественный состав участников
- Определить список участников (руководители отделов, специалисты, внешние консультанты).
- Учитывать необходимое количество участников для эффективного обсуждения.
5. Назначение дня и времени проведения
- Выбрать подходящий день и время с учетом графиков участников.
- Уточнить возможные даты зараннее.
6. Выбор места проведения совещания
- Определить зону, подходящую для проведения совещания (конференц-зал, переговорная комната).
- Забронировать помещение.
7. Описание деятельности по подготовке участников
- Кто проводит консультирование по вопросам:
- Назначить ответственных (экономист, инженер, специалист из отдела кадров и т.п.).
- Где получать информацию по вопросам:
- Указать отделы и службы (отдел маркетинга, бухгалтерия, отдел кадров и др.).
- Информирование участников:
- Разослать повестку дня, указать дату, время, место заблаговременно.
8. Продолжительность и регламент
- Определить примерное время проведения (например, 2 часа).
- Установить порядок выступлений и регламент — сколько времени выделить на каждый вопрос.
9. Просчет итогов совещания
- Прогнозировать возможные выводы и решения:
- Формулировать конкретные цели и задачи.
- Распределить обязанности по выполнению решений:
- Назначить ответственных лиц и сроки.
- Формы подведения итогов:
- Протокол, отчеты и итоговое решение в виде приказа.
10. Проект информирования об итогах
- Подготовить приказ или сообщение для распространения результатов.
- Определить каналы распространения (сайт, внутренние СМИ, электронная почта и др.).
11. Контроль за выполнением решений
- Назначить круг лиц или подразделений, ответственных за контроль исполнения решений.
- Указать сроки проверки и порядок отчетности.
Этот детальный план поможет эффективно подготовить и провести деловое совещание, повысить его результативность и обеспечить выполнение всех задач. Если понадобится, я могу помочь разработать конкретную повестку дня или составить шаблон приказа о результатах.
