Методические рекомендации по выполнению работ Перед началом работы необходимо задать ФОРМАТ документа. Для этого в строке меню выберете опцию РАЗМЕТКА СТРАНИЦ→Поля (Верх- нее -2…
Методические рекомендации по выполнению работ Перед началом работы необходимо задать ФОРМАТ документа. Для этого в строке меню выберете опцию РАЗМЕТКА СТРАНИЦ→Поля (Верх- нее -2 см, Нижнее – 2 см., Левое - 3 см, Правое – 1,5 см.) → Размер бумаги - А4. Ориентация бумаги – Книжная. ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА РЕКВИЗИТАМИ Разделите страницу на две половины (левая и правая стороны) для этого необходимо в строке меню выбрать опцию ВСТАВКА → ТАБЛИЦА → добавить или вставить таблицу. Число столбцов – 2 Число строк – 1 Ширина столбца – авто (при необ- ходимости можете задать конкретную ширину столбцов в данном случае можно поставить 8,5 см., для всех столбцов ширина будет одинаковой).При работе с таблицей для перехода из одной ячейки в другую пользуйтесь либо мышью, либо клавишей Tab. 1 Реквизит № 2 "ЭМБЛЕМА". Прежде чем приступить к вставке эмблемы НЕ ЗАБУДЬТЕ поставить курсор в нужное место. Меню ВСТАВКА → Символ. Аналогичную операцию можно проделать с по- мощью меню – рисунок или клип - выбрать любой из коллекции. 2 Реквизит № 5 "НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ". После вставки эмблемы с помощью клавиши ENTER перейдите на следующую строку. Напечатайте наименование предприятия ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, для этого используйте клавишу Caps lock. Наименование предприятия печата- ется жирным шрифтом для этого перед началом набора текста активизируйте пиктограмму "Ж", либо после набора текста выделите его с помощью мыши и также при помощи пиктограммы "Ж" преобразуйте его в "жирный". Меж- строчный интервал должен быть одинарным: меню Главная → Абзац → меж- дустрочный интервал - одинарный. Полезный совет!!! Если вы набрали текст малыми прописными буквами, то его ав- томатически можно преобразователь в большие заглавные. Для этого необходимо выделить данный текст и удерживая клавишу Shift нажать F3. 3 Реквизит № 8 «СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ». Оформляется непосредственно под названием организации. Данный реквизит включает в себя: почтовый адрес; № телефона; № факс; e-mail; сайт; Здесь же указываются ИНН/КПП; ОКПО; ОГРН. 6В гарантийных письмах дополнительно указывают расчетный счет и наиме- нование банка предприятия. 4 Реквизит №9 «НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА» (в письмах этот реквизит используется только для документа – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО). Отделяется от реквизитов сверху и снизу одинарным межстрочным интерва- лом. 5 Реквизиты № 10,11 «ДАТА И РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕН- ТА». После реквизита «НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА» - с помощью Enter отсту- пить на один межстрочный интервал. От 0 границы левого поля оформляем место для даты «___» (все прочерки оформляются с помощью пиктограммы "Ч" → и клавиши Tab), или ставим дату, далее для символа "№" на линейке на 4 или 5 см поставьте (щелчком мышки) знак табуляции "табуляция по левому краю". С помощью клавиши Tab перейдите на выбранную позицию и напечатайте № 45 Итак, реквизит "дата и индекс документа" на месте. 6 Реквизит № 12 «ССЫЛКА НА № И ДАТУ ДОКУМЕНТА». Данный реквизит печатается на следующей строке под реквизитами № 10, 11 От 0 границы левого поля наберите на клавиатуре: На № Дата располагается по линейке под цифрой 4 или 5 (Помните! реквизит №12 используется только в письмах-ответах). 7 Реквизит №13 «МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА» - Оформляется сразу под регистрационным номером и датой документа от 0 гра- ницы левого поля (пример: г. Владивосток) 8 Реквизит №15 «АДРЕСАТ». При оформлении данного реквизита его следует помещать в правую ячейку соз- данной вами таблицы. Реквизит состоит из: названия учреждения; должности и расшифровки должности.При работе с таблицей для перехода из одной ячейки в другую пользуйтесь либо мышью, либо клавишей Tab. 9 Реквизит №17 «ЗАГОЛОВОК к тексту» - от 0 границы левого поля. (Текст за- головка пишется коротко (два или три слова) отвечает на вопрос «О чем?» доку- мент). Оформляется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным ин- тервалом. 10 Реквизит № 18 «ТЕКСТ» Оформляется от предыдущего реквизита через двойной межстрочным интерва- лом - можно больше. Если в тексте больше чем один абзац, то текст печатается с красной строки. Красная строка оформляется клавишей Tab на клавиатуре (1,27 см по линейке). 11 Реквизит №22 "ПОДПИСЬ". Этот реквизит проставляется после реквизита "текст". Оформляется от предыду- щего реквизита двойным межстрочным интервалом - можно больше. Должность указывается от 0 границы левого поля. Расшифровка подписи оформляется от границы левого поля по линейке при по- мощи знака табуляции на 12 см. Инициалы оформляются впереди фамилии и отделяются от неё пробелом. 12 Реквизит №25 «ИСПОЛНИТЕЛЬ». Оформляется внизу документа от 0 границы левого поля. (Фамилия И.О., теле- фон, должность, е-mail исполнителя). 13 Реквизит № 30 «ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИЕ ЕГО В ДЕЛО» - после реквизита №27 через один межстрочный интервал оформляется в виде (Пример: В дело №01), обозначает в какую архивную папку будет подшит контрольный экземпляр документа.После набора текста необходимо произвести форматирование документа: 1 Проверить чтобы название организации в левой части таблицы и название ви- да документа были напечатаны заглавными буквами и выделены жирно. Текст в таблице должен иметь равнение по центру. 2 Убрать обрамление таблицы для этого необходимо выделить таблицу, далее → меню КОНСТРУКТОР → Границы → нет границ. 3 Проверить межстрочные интервалы между реквизитами. До заголовка к тексту допускается только один межстрочный интервал (или одна пустая строка). От текста вверх и вниз должно быть не менее двух меж- строчных интервалов (двух пустых строк). 4 Весь документ должен пропорционально занимать весь лист. Текст документа должен быть расположен в центральной части листа. Реквизиты «Истолни- тель» и «В дело №» располагают в левом нижнем крае листа. Допускается оформлять шрифтом меньшим по размеру. ВНИМАНИЕ! В заданиях на практические работы указаны названия организаций и тексты которые Вы должны написать. Все остальные реквизиты необходимые для оформ- ления документов Вы придумываете сами (должности, Фамилии И.О., Адреса, даты и номера документов и др.). К каждому заданию прилагаются образцы документов на которые вы можете ориентироваться. В тексте документов где написаны должности обязательно должны быть ука- заны Фамилия И.О. кто данную должность занимает. 9
Задача понятна. По вашей цели «Понять» дам подробное объяснение и практическую инструкцию по выполнению задания. Поскольку предмет и класс не указаны, дам общий формат и примеры, пригодные для средней школы и для документирования на занятиях по технике оформления документов.
- Что требуется по тексту задачи (кратко)
- Сделать документ по заданному формату: А4, книжная ориентация, поля: верх 2 см, низ 2 см, левое 3 см, правое 1,5 см.
- Разделить страницу на две половины с помощью таблицы из двух колонок (2 столбца, 1 строка). В левую колонку поместить реквизиты (номера и наименование), в правую — содержимое.
- Заполнить указанные реквизиты по списку (2, 5, 8, 9, 10–11, 12, 13, 15, 17, 18, 22, 25, 30) с учётом примечаний: эмблема, наименование предприятия, данные о адресе и т.д., форматирование (верхний регистр, жирный шрифт, интервалы между строками, табуляции и пр.).
- После заполнения документа оформить стиль: убрать рамку таблицы, привести текст к единому выравниванию, обеспечить центрирование основного текста в пределах листа, разместить «Истолкитель» и «В дело №» в левом нижнем углу, использовать меньший размер шрифта для некоторых реквизитов и т. п.
- В тексте предусмотреть два варианта наполнения (реквизиты можно дополнять). В конце – контроль форматирования.
- Подробная пошаговая инструкция (пошагово)
Шаг 1. Установка формата страницы
- Откройте документ Word (или аналогичную программу).
- Меню: Разметка страницы (или Макет) → Поля → выбрать Пользовательские поля: Верхнее 2 см, Нижнее 2 см, Левое 3 см, Правое 1,5 см.
- Размер бумаги: A4.
- Ориентация: Книжная (поточная запись по горизонтали). Обоснование: эти параметры соответствуют требованиям задачи и обеспечивают достаточно места для таблицы и текста.
Шаг 2. Создание двухколоночной таблицы
- Вставка → Таблица → добавить таблицу 2 столбца × 1 строка.
- Ширина столбцов: можно оставить «авто» или задать одинаковую ширину 8,5 см каждому столбцу (для равной ширины). Ширина в сумме должна учитывать поля страницы.
- Включить в одну таблицу весь блок «реквизитов» (левая колонка — номер и название реквизита; правая — текстовый контент).
Шаг 3. Реквизит №2 «ЭМБЛЕМА»
- Поместите курсор в левый столбец рядом с «Реквизит № 2».
- Вставка → Символ (или Вставка → Рисунок) и поместите эмблему в правую часть таблицы на той же строке. Убедитесь, что эмблема не нарушает формат таблицы.
- Перейдите на следующую строку (Enter).
Шаг 4. Реквизит №5 «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»
- Напечатайте текст «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ» в левом столбце, затем в правом столбце — текст названия предприятия.
- В правой части: напечатайте ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и сделайте жирным шрифтом.
- Убедитесь, чтобы между строками был одинарный межстрочный интервал (Home → Абзац → Междустрочный интервал: 1.0).
- Советы: Caps Lock включать заранее; для жирности — кнопка «Ж» или форматирование текста.
Шаг 5. Реквизит №8 «СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ»
- Расположите под названием предприятия. В этом разделе перечисляйте: почтовый адрес, телефон, факс, e-mail, сайт; ИНН/КПП; ОКПО; ОГРН. При необходимости — банковские реквизиты для гарантийных писем.
- Сообщение: оформить непосредственно под названием организации.
Шаг 6. Реквизит №9 «НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА»
- Отделяется сверху и снизу одинарным межстрочным интервалом.
- Введите название вида документа (для примера: «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО»). Если текст документа — письмо-ответ, аналогично можно использовать.
Шаг 7. Реквизит №10 и №11 «ДАТА» и «НОМЕР ДОКУМЕНТА»
- Сделайте место под дату слева от левого поля; введите «___» (заполнить позже) и используйте пиктограмму «Ч» и клавишу Tab для заполнения пустых линий.
- Для номера документа поставьте табуляцию и напишите «№ 45» (чтобы слово "№" было с таблицей или линейкой).
- Вводите дату и номер так, чтобы они стояли в соответствующем месте в левой части документа.
Шаг 8. Реквизит №12 «ССЫЛКА НА № И ДАТУ ДОКУМЕНТА»
- На следующей строке под реквизитами №10, 11 напечатайте «На № … от …» (иногда — «На № № от ДАТЫ»).
- Оформляйте слева от поля так, чтобы ссылка была читаемой.
Шаг 9. Реквизит №13 «МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА»
- Поместите этот реквизит сразу под регистрационный номер и дату, от левой границы поля.
- Пример: «г. Владивосток».
Шаг 10. Реквизит №15 «АДРЕСАТ»
- В правой части таблицы создайте отдельную секцию «АДРЕСАТ» и заполните: название учреждения, должность и расшифровку должности (например: «Генеральный директор — Иванов Иван Иванович»).
- Переключайтесь между ячейками таблицы с помощью Tab.
Шаг 11. Реквизит №17 «ЗАГОЛОВОК к тексту»
- От левой границы поля, короткий заголовок (2–3 слова), отвечающий на вопрос «О чем документ».
- Размещайте в предыдущем реквизите, межстрочный интервал — одинарный.
Шаг 12. Реквизит №18 «ТЕКСТ»
- Текст оформляйте через двойной межстрочный интервал (или больше).
- Если текст состоит из нескольких абзацев, начинайте новые абзацы с красной строки (Tab на 1,27 см).
Шаг 13. Реквизит №22 «ПОДПИСЬ»
- После текста — вставляйте подпись.
- Межстрочный интервал — двойной.
- Должность — от 0 границы левого поля.
- Расшифровка подписи — по линейке слева; через табуляцию на 12 см. Инициалы — перед фамилией, отделяются пробелом.
Шаг 14. Реквизит №25 «ИСПОЛНИТЕЛЬ»
- Размещается внизу документа слева.
- Формат: Фамилия И.О., телефон, должность, e-mail исполнителя.
Шаг 15. Реквизит №30 «ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИЕ ЕГО В ДЕЛО»
- После реквизита №27 (если есть) — через один межстрочный интервал оформляется в виде: «В дело №01».
- Обозначает, в какую архивную папку будет подшит контрольный экземпляр документа.
Шаг 16. Форматирование и финальная проверка
- Название организации в левой части таблицы и название вида документа должны быть заглавными и жирными.
- Текст в таблице должен быть выровнен по центру таблицы.
- Убрать рамки таблицы: выделить таблицу → Конструктор/Макет таблицы → Границы → Нет границ.
- Межстрочные интервалы: до «Заголовка к тексту» — один межстрочный интервал (или одна пустая строка). От текста вверх и вниз — не менее двух межстрочных интервалов.
- Весь документ должен занимать пропорционально весь лист; текст — в центральной части листа. «Истолкитель» и «В дело №» — в левом нижнем углу; для них можно использовать меньший размер шрифта.
- Все должности должны сопровождаться фамилией и инициалами исполнителя.
- Что можно сделать, если вы не пользуетесь Word
- В Google Документах или LibreOffice аналогичный подход: создайте таблицу 2 столбца, уберите границы, настройте интервалы. Форматирование (жирный, заглавные буквы, Caps Lock, табуляции) сохраняется.
- Пример заполнения (укажите реальный пример, чтобы понять, как это выглядит) Внимание: ниже приведён образец содержания, который можно переписать под конкретную задачу. Все данные можно заменить на реальные.
- Реквизит № 2 «ЭМБЛЕМА»: [эмблема предприятия]
- Реквизит № 5 «НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ»: ООО ПРИМЕР
- Реквизит № 8 «СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ»:
- Адрес: 119021, Москва, ул. Примерная, д. 1
- Тел.: +7 (495) 000-00-00; Факс: +7 (495) 000-00-01
- e-mail: info@example.ru; сайт: www.example.ru
- ИНН/КПП: 1234567890/123456789
- ОКПО: 01234567; ОГРН: 1234567890123
- Реквизит № 9 «НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА»: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
- Реквизит №10 «ДАТА»: 01.01.2025
- Реквизит №11 «НОМЕР ДОКУМЕНТА»: № 45
- Реквизит №12 «ССЫЛКА НА № И ДАТУ ДОКУМЕНТА»: На №45 от 01.01.2025
- Реквизит №13 «МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА»: г. Владивосток
- Реквизит №15 «АДРЕСАТ»: ООО Партнёр, директор Петров П. П.
- Реквизит №17 «ЗАГОЛОВОК к тексту»: ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА
- Реквизит №18 «ТЕКСТ»:
- Уведомление о гарантийном письме выдано на основании договорa № 01
- Настоящее письмо подтверждает гарантию на поставку товаров
- Реквизит №22 «ПОДПИСЬ»:
- Должность: Генеральный директор
- Подпись: Иванов И. И.
- Реквизит №25 «ИСПОЛНИТЕЛЬ»: Иванов Иван Иванович, тел. +7 999 999-99-99, должность: Генеральный директор, e-mail: ivanov@domain.ru
- Реквизит №30 «ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИЕ ЕГО В ДЕЛО»: В дело №01
- Резюме и контрольный чек-лист
- Формат страницы: А4, книжная ор., поля по требованиям.
- Таблица: 2 столбца. Ширина столбцов по 8,5 см (или авто).
- Реквизиты заполнены соблюдая порядок: 2, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 22, 25, 30.
- Эмблема вставлена; название предприятия — заглавные, жирные, капслок, междустрочный интервал 1.0.
- Текст — двойной межстрочный интервал, красная строка для абзацев.
- Реквизит «Истолнитель» и «В дело №» размещены в левом нижнем углу; размер шрифта меньше.
- Удалены границы таблицы; текст выровнен по центру таблицы.
- Всякий новый заданный элемент можно дополнить в правой части таблицы.
- Быстрый готовый мини-шаблон (для копирования в Word)
Таблица 2x1 (без границ)
Левая часть: Реквизит № 2 ЭМБЛЕМА
Правая часть: [Эмблема вставлена]
Затем добавляйте остальные реквизиты в следующих строках по той же схеме: левая ячейка — номер и название, правая — содержание. В конце — подпись и исполнитель.
Если хотите, могу подготовить для вас готовый текстовый шаблон под конкретную задачу (с заполненными данными: наименование организации, адрес, должности, имена, даты и номера). Напишите, пожалуйста, какие именно данные вы хотите использовать (название организации, город, должности и т. п.), и я дам вам готовый шаблон в виде готового формального документа с заполненными реквизитами и примерами текста.
