Вы руководитель отдела Х. В штате Вашего отдела работает сотрудник-«звезда». Находится на хорошем счету у начальства, работает давно, ведет самостоятельные проекты. Ему напрямую…
Вы руководитель отдела Х. В штате Вашего отдела работает сотрудник-«звезда». Находится на хорошем счету у начальства, работает давно, ведет самостоятельные проекты. Ему напрямую (от высшего руководства) был поручен важный проект. Вы несколько раз запрашивали отчет по проекту, предлагали помощь. Однако сотрудник отказывался от помощи и игнорировал Ваш контроль. Накануне отчетного срока Вы узнаете, что проект не выполнен более чем на 50%. На следующей неделе состоится совещание, на котором речь пойдет и о данном проекте. ЗАДАНИЕ Ваши действия? Кейс 2. Администратор кафе «Воды Логидзе» Матильда внимательно оценила себя и свою смену и решила, что она должна делегировать подчиненным больше своих обязанностей по следующим причинам. 1. Она работает 60 часов в неделю вместо 40. 2. Из-за большой нагрузки и попыток успеть все вовремя у нее сложились очень напряженные отношения с некоторыми подчиненными. 3. Она плохо спит из-за постоянных волнений и усталости. 4. Она понимает, что, занимаясь всем, она не успевает заниматься самым главным развитием и управлением кафе. Прошлой ночью она потратила три часа, пытаясь составить список обязанностей, которые она могла бы делегировать семерым своим подчиненным. 1. Еженедельный отчет, подготовка которого занимает пятьдесят минут Этот отчет можно было бы легко поручить Изольде, но тогда Изольда познакомится с некоторыми цифрами выплат и взаиморасчетов с поставщиками, которые до этого времени не были известны сотрудникам. Хотя в этих сведениях и нет секрета, Матильда чувствует, что она может потерять контроль, если все будут знать, что происходит. 2. Ежедневные совещания, которые Матильда всегда с удовольствием проводит. Грета с радостью взялась бы за них, возможно, она бы проводила их даже лучше, чем Матильда. Но Матильда хотела бы оставить эту работу себе, так как эти совещания, по ее мнению, сближают ее с подчиненными и упрощают общение. Эти совещания занимают обычно около часа. 3. Ежедневная инвентаризация. Инвентаризация занимает полтора часа. Матильда уже пыталась делегировать эту работу, но это всегда заканчивалось тем, что она забирала ее назад, так как ворчание подчиненных раздражало ее больше, чем возможность сделать эту работу самой. Кроме того, подсчеты иногда оказывались неверными, и ей все равно приходилось самой переделывать всю работу. В принципе, как кажется Матильде, необходимо передать эту работу Давиду 4. Отправка по компьютерной сети заказа поставщикам. Заказ необходимо отсылать каждый день в 16.00. Всего поставщиков трое. Матильда отказалась делегировать эту работу, так как, если заказ сделан недостаточно аккуратно, то она получит выговор от г-на Кинзмараулина (начальника). Арнольд делал бы заказы с большим удовольствием, и у него на это есть время. 5. Повседневная 10-минутная доставка специального отчета в главный офис. Матильда оставила эту работу себе, так как это дает ей возможность выпить чашечку кофе и «поиграть немного в политику»: прояснить обстановку в компании, послушать сплетни, пообщаться с другими менеджерами среднего (а иногда и высшего) уровня. 6. Принятие дисциплинарных мер. Матильда должна принять некоторые дисциплинарные меры по отношению к служащему, постоянно опаздывающему на работу. Матильда с радостью бы передала это Вахтангу. 7. Подготовка ежемесячного отчета. Отчет подробно отражает достигнутые цели и задачи и содержит в себе комментарии к достигнутым результатам. Матильда всегда делала это сама, причины, по которой она не могла бы делегировать эту работу или часть ее, нет. Можно предположить, что Тамара справилась бы с этим. Составление отчета занимает четыре часа. 8. Рекомендации по зарплате. Матильда также должна подготовить рекомендации по зарплате на следующий год, и она считает, что Гоша смог бы помочь ей в этом. Следует ли Матильде делегировать все восемь обязанностей? Какие именно, если таковые имеются, ей следует оставить себе? Что еще ей следует принять во внимание? ЗАДАНИЕ . Помогите Матильде принять решение, имея в виду следующие цели: 1) сэкономить Матильде как можно больше времени; 2) освободить ее от незначительных обязанностей; 3) улучшить производительность и работу кафе; 4) поднять имидж Матильды как администратора. Критерии оценки ситуаций для анализа • соответствие решения сформулированным в ситуации вопросам; • оригинальность подхода (Новаторство, креативность); • применимость решения на практике; • глубина проработки проблемы (Обоснованность решения, наличие альтернативных вариантов, прогнозирование возможных проблем, комплексность решения); • количество слов в тексте должно быть не менее 250-350 слов.
Задача: помочь Матильде решить, какие восемь обязанностей делегировать, чтобы сэкономить время, освободить от незначительных задач, повысить производительность кафе и поднять имидж администратора. Ниже предлагаю практичное решение с обоснованием и планом внедрения.
- Подход и принципы
- Оцениваем каждую задачу по двум критериям: насколько она повторяющаяся/времязатратная и насколько рискованная или чувствительная.
- Делегируем те задачи, которые не требуют уникального лидерского участия Матильды и не влияют на устойчивость бизнес-процессов.
- Сохраняем контроль за стратегическими и рискованными моментами, устанавливая четкие цели, параметры качества и способы проверки.
- Придерживаемся принципа постепенного расширения полномочий (пилотный период, обратная связь, корректировки).
- Рекомендации по делегированию (для пяти основных категорий действий)
- Еженедельный отчет (50 минут) — частично делегировать с ограничениями Что и кому: Izolda может заняться сбором и подготовкой части данных, но доступ к выплатам и взаиморасчетам ограничен и контролируем. Реализация: Izolda получает набор несложных финансовых блоков; Матильда утверждает итог и проводит финальную проверку. Обоснование: экономит время без утраты контроля за чувствительной информацией.
- Ежедневные совещания — делегировать ведущему встреч Greta Что и кому: Greta берет на себя подготовку и проведение встреч под контролем Матильды (раз в неделю можно участвовать как наблюдатель). Обоснование: матрица коммуникаций сохраняется, а Матильда освобождается от рутины.
- Ежедневная инвентаризация — делегировать Давиду с системой проверки Что и кому: Давид проводит инвентаризацию по установленному чек-листу, с периодической аудиторской проверкой Матильды. Обоснование: снизить нагрузку, повысить прозрачность и точность через стандартизированные процедуры.
- Отправка заказа поставщикам — делегировать Арнольду Что и кому: Арнольд оформляет заказы ежедневно; двусторонняя проверка (материалы/цены) — руководитель отдела или бухгалтерия. Обоснование: экономия времени и устранение задержек.
- Ежедневный 10-минутный отчет в главный офис — делегировать Тамаре Что и кому: Тамара подготавливает краткий сводный отчет о развитии событий и передает его в главный офис после согласования Матильдой. Обоснование: поддерживает вовлеченность сотрудников и снижает «проверочную» нагрузку у Матильды.
- Принятие дисциплинарных мер — делегировать Вахтангу Что и кому: Вахтанг реализует дисциплинарные меры по регламенту, Матильда контролирует ситуацию по итогам. Обоснование: разделение полномочий и оперативность в дисциплинарных процедурах.
- Ежемесячный отчет — частично делегировать Тамаре Что и кому: Тамара подготавливает сбор данных; Матильда формирует аналитическую часть и заключение. Обоснование: ускорение процесса и сохранение стратегического вклада руководителя.
- Рекомендации по зарплате — делегировать Гоше в координации с HR Что и кому: Гоша готовит черновые варианты с учетом бюджета и политики пакета вознаграждений; HR финализирует и подтверждает бюджет. Обоснование: экспертная работа и соблюдение корпоративных норм.
- План внедрения
- Пилот: 4–6 недель, с еженедельной оценкой эффективности делегирования.
- Установить сроки, критерии качества и KPI для каждой задачи.
- Назначить ответственных за каждую задачу, определить границы полномочий и механизм контроля.
- Регулярно собирать обратную связь, корректировать перераспределение обязанностей.
- Возможные риски и способы их минимизации
- Риск потери контроля над чувствительной информацией — ограничить доступ и внедрить контрольные точки.
- Риск ухудшения качества — ввести чек-листы и двойную проверку.
- Риск сопротивления — обсудить план с сотрудниками, предоставить поддержку и обучение.
- Риск перегрузки делегируемых сотрудников — обеспечить резервные функции и график.
Итоговая схема делегирования обеспечивает значительную экономию времени Матильды, освобождает от незначительных задач, поддерживает производительность кафе и поддерживает имидж администратора как эффективного руководителя.
