Гражданин И. передал письмо в отдел документационного обеспечения таможенного органа, адресованное организационно - аналитическому отделу, в котором он просил поздравить начальника таможенного органа с днем рождения и просил вручить ему в день рождения цветы, которые необходимо купить на деньги, вложенные в конверт. В своем письме И. объяснил, что не может самостоятельно поздравить начальника, т.к. является инвалидом и не выходит из дома. В конверт были вложены деньги в размере 2000 рублей. Как необходимо поступить с таким обращением гражданина?

Ниже даю подробный план действий и образец ответов. Он рассчитан на общие правила обработки обращений граждан в госорганах и на принцип запрета передачи и использования денежных средств граждан для личных подарков должностным лицам. 1) Что делать сначала - Принять обращение к рассмотрению и зарегистрировать его (гарантирует сохранность и знание срока рассмотрения). - Определить характер обращения: в ней просится личный подарок начальнику, оплаченный деньгами гражданина, и предлагается поздравление на день рождения. Это не обычная государственная услуга, поэтому прямых обязательств по «оказанию услуги» нет. - В связи с наличием денежных средств в конверте и пожеланием купить цветы: при отсутствии законного основания принимать такие денежные средства к цели подарка должностному лицу следует рассмотреть возврат денег заявителю и разъяснить позицию отдела. 2) Правовые основы (кратко) - Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» — регламентирует срок и порядок рассмотрения обращений, формы ответа и пр. - Нормы о подарках и конфликте интересов госслужащих (во многих случаях касаются запрета на принятие денежных подарков и необходимости не использовать служебное положение для личных благ). В практике госорганов денежные средства и личные подарки граждан для должностного лица обычно не принимаются и такие средства возвращаются заявителю. - Ваша задача — информировать гражданина и руководствоваться принципами прозрачности и недопущения коррупционных рисков: денежные средства, предназначенные для подарка должностному лицу, не могут быть приняты госорганом и должны быть возвращены. 3) Что именно сделать с этим обращением - Зарегистрировать обращение и дать гражданину ответ в установленный срок (обычно 30 дней, при необходимости — с обоснованием продления). - В части просьбы «подарить начальнику цветы за счёт денег в конверте»: - Не принимать денежные средства и не осуществлять подарок за счёт средств гражданина. - Вернуть денежные средства гражданину (или предложить иное законное направление возврата: банковский перевод, отправка по почте и т.п. — уточнить удобный способ возврата и реквизиты). В письме обязательно указать, что организация не может принять деньги для подарка должностному лицу. - Пояснить гражданину, что поздравления начальника можно выразить иными способами (письменное поздравление, открытка, электронное сообщение). Предложить варианты законного прохождения поздравления без денежных вложений в подарок. - При необходимости направить копию письма начальнику или подразделению, ответственному за работу с гражданами, чтобы они получили уведомление о том, что денежные средства не принимаются и возврат будет осуществлён. 4) Как оформить ответ гражданину (пример содержания) - Уважительно подтвердите факт получения обращения и дату регистрации. - Сообщите, что денежные средства, вложенные в конверт, не могут быть приняты госорганом в качестве подарка должностному лицу и не могут расходоваться на вручение подарка. - Сообщите о возврате денег: каким образом и кому будут переданы средства (укажите реквизиты возврата и сроки). - Предложите альтернативы: принять поздравление в письменной форме (письмо, открытка), передать пожелания начальнику через существующие каналы, оформить дистанционное поздравление и т.д. - Укажите срок рассмотрения обращения и что в случае необходимости можно обратиться повторно. - Пример формулировки (короткий образец): - «Уважаемый Иван! Ваше обращение зарегистрировано. В целях соблюдения требований законодательства и норм антикоррупционной политики денежные средства, вложенные в конверт для покупки цветов, не могут быть приняты организацией в качестве подарка должностному лицу. Денежная сумма в размере 2000 рублей будет возвращена вам по указанным вами реквизитам/на адрес почтой. Как альтернативу предлагаем выразить поздравление иные законные способы (письменное поздравление, открытка). Пожалуйста, сообщите удобный способ возврата и контактные данные для оформления возврата. Срок рассмотрения обращения — 30 дней.» 5) Что записать в учет и регистрировать - Зарегистрировать факт поступления денежного вклада в конверте и то, что по закону такие средства не принимаются к расходованию на подарки должностным лицам. - Зафиксировать направление возврата и предоставленный гражданину выбор альтернатив. - При необходимости — оформить внутреннюю инструкцию для отдела по работе с гражданами на случай аналогичных обращений (денежные деньги в конвертах, просьба вручать подарки должностным лицам и т.д.). 6) Важные нюансы - Не пытайтесь идти на компромисс и "расплачиваться" за счет бюджета или чужих денег: это может создать риски по части конфликта интересов и коррупционных нарушений. - Если гражданин инвалид и у него есть потребность в дистанционной форме поздравления, предложите максимально доступные варианты взаимодействия (электронное письмо, видеосвязь с участием сотрудника, если это возможно) — в рамках правовых возможностей организации. - Соблюдайте сроки и формулировки: оформите ответ по ГОСТу, вежливо, без обвинений, с указанием конкретных действий со стороны администрации. Если хотите, могу дать готовый шаблон официального письма-ответа гражданину под конкретную ситуацию (с учётом вашего подразделения и принятых решений о возврате денежных средств). Также могу адаптировать текст под стиль вашего отдела (мейл/письмо на бумаге).