Ниже представлен упрощённый алгоритм (последовательность действий) разработки НД организации — источника комплектования архивного учреждения. Таблица содержит три колонки: номер, наименование этапа(действия), пояснение/примечание.
Таблица: номер | наименование этапа(действие) | пояснение/примечание
1 | Определение цели и рамок проекта | Уточнить, какие материалы включаются в комплектование, какие организации считаются источниками, сроки и ответственные лица.
2 | Анализ правовой основы | Изучить действующее законодательство и регламенты по архивному делу, охране персональных данных и договорной работе.
3 | Выбор источников комплектования | Определить организации и виды документов (деловые бумаги, электронные данные, фото/видео материалы), которые станут источниками.
4 | Разработка политики взаимодействия | Описать принципы сотрудничества, условия передачи материалов, ответственность сторон, частоту взаимодействий.
5 | Требования к передаче и передаваемым документам | Определить форматы документов, структуру описания, перечни материалов, метаданные и язык передачи.
6 | Подготовка образцов документов | Разработать типовые договоры передачи/дарения, акт приема-передачи, инструкции по передаче материалов.
7 | Оценка ценности материалов (отбор) | Установить критерии отбора: историческая ценность, уникальность, полнота и сохранность; определить приоритеты.
8 | Оценка рисков и правовые аспекты | Рассмотреть конфиденциальность, авторские права, условия доступа, возможные ограничения и ответственность.
9 | План работ и распределение ответственности | Составить график мероприятий, определить ответственных: архивисты, юристы, IT-специалисты, бухгалтерия.
10 | Учет, описание и каталогизация | Определить набор метаданных, правила описания и формат записи в каталогах/базах данных.
11 | Условия хранения и безопасность | Определить требования к хранению оригиналов и копий, охрану, резервное копирование и доступ к материалам.
12 | Внедрение, обучение и пилотный запуск | Провести обучение персонала, запустить пилотный проект, собрание отзывов и коррекций.
13 | Мониторинг, аудит и обновление НД | Регулярно проверять выполнение политики, вносить корректировки и обновлять документ в соответствии с изменениями.
Если нужно, могу расширить каждую позицию конкретными примерами форм документов, шаблонами актов приема-передачи и списками полей метаданных для описания материалов.
