Задание 5. Проведите стратификацию проблемы 1 - большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов. Заполните схему (рис. П.9).

Ниже приводится детальное решение задачи с заполнением схемы (рис. П.9) по стратификации проблемы. Задача: Провести стратификацию проблемы 1 — большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов и заполнить схему (рис. П.9). 1) Что за проблема - Проблема: высокий расход материалов (бумага, папки, файлы/органы хранения) и тонера при оформлении личных дел абитуриентов. - Цель стратификации: выявить корневые причины и структурировать их по уровням, чтобы затем подобрать меры по снижению расхода. 2) Выбор метода стратификации - Для задачи удобно использовать модель 6M (машины, методы, люди, материалы, среда, измерения) и дополнить её уровнями процесса и документов. - В рамках ответа представлена текстовая версия схемы П.9, которую можно перенести в графическую диаграмму (рыбья кость или дерево причин). 3) Заполнение схемы П.9 (текстовая версия) Центральная проблема: - Большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов. Основные ветви (6M) и причины по каждой ветви: 1) Машины (Machines) - Старое/неэффективное оборудование: принтеры и копиры с высоким расходом тонера и бумаги. - Нет режимов экономии печати: не используется двусторонняя печать (duplex), печать в черновом/черном режиме без контроля. - Перегрев/заедающие устройства: частые заезды на ремонт, приводящие к повторной печати документов. - Отсутствие интеграции сканирования и печати в единый поток документов (нет автоматизации переноса в системах хранения). 2) Методы (Methods) - Отсутствие единых стандартов документов: разрозненные формы, дублирующие копии для разных подразделений. - Многоступенчатые процессы с повторной печатью (несогласованные этапы, повторные распечатки). - Неиспользование цифровых форм и электронного хранения: часть документов печатается, хотя можно обойтись сканированием и хранением в электронном виде. - Плохая формализация рабочих инструкций и чек-листов по оформлению дел. 3) Люди (People) - Недостаток обучения по эконормам печати и цифровому документообороту. - Неправильное использование форм и копий: сотрудник печатает лишние копии, не удаляет лишние файлы. - Низкая мотивация соблюдать регламенты экономии материалов. - Непонимание последствий для бюджета и экологии. 4) Материалы (Materials) - Избыточное использование бумажной продукции (формы, дубликаты, резервные копии). - Неоптимальная плотность бумаги и формат: использование бумажных форм большого формата без необходимости. - Неэффективное использование папок и файлов: неуниверсальные или слишком громоздкие переплеты, редкие пересматриваемые образцы. - Тонер/картриджи нерационально расходуются из-за настроек печати и циклической печати. 5) Среда (Environment) - Отсутствие цифрового архива, слабая инфраструктура электронного документооборота. - Неоптимизированные условия хранения: бумага и папки занимают лишнее место и требуют повторной печати при перемещении дела. - Регламент работы не предусматривает минимизацию использования бумаг (нет политики «меньше печати»). 6) Измерения (Measurement) - Нет норм расхода на одну личную дело (или они устарели), нет учета фактического расхода. - Отсутствие регулярного мониторинга и аудита печати/копирования. - Нет KPI по сокращению бумаго- и тонер-расхода в процессе оформления дел. 4) Пример заполненной текстовой схемы (для рис. П.9) - Центр схемы: "Большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов". - Ветки 6M: - Машины: старые принтеры/копиры; отсутствие duplex; неэкономичные режимы печати. - Методы: дублирующие этапы; отсутствие единых форм; мало цифровых документов. - Люди: недостаток обучения; частые лишние копии; низкая мотивация экономии. - Материалы: избыточная бумага; неэффективные папки; нерациональные форматы; траты на тонер. - Среда: слабый цифровой архив; нет политики минимизации печати. - Измерения: отсутствуют нормы расхода; нет регулярных аудитов; нет KPI по сокращению расхода. 5) Рекомендации по снижению расхода (кратко, чтобы можно двигаться к решению) - Внедрить цифровой документооборот (DMS) и цифровые формы вместо печати. - Установить принтеры с duplex printing по умолчанию; отключить опцию «печатать все копии» без необходимости. - Стандартизировать формы документов, унифицировать процессы оформления дел. - Обучать сотрудников экономии материалов и работе с электронными документами (регулярные тренинги). - Внедрить контроль расхода: учет страниц на дело, нормы на месяц, регулярные отчеты. - Оптимизировать инфраструктуру хранения: перевести архивирование в электронный формат, пересмотреть требования к переплетам и папкам. 6) Как использовать рисунок П.9 на занятии - При создании схемы перенесите структуру 6M в графический вид: центр — проблема, от него отходят шесть ветвей (Машины, Методы, Люди, Материалы, Среда, Измерения) и подветви с конкретными причинами. - Под схемой добавьте блок с планом действий и ответственными лицами, сроками и метриками (цель: снизить расход на X% за Y месяцев, KPI: расход на дело, число дубликатов, доля двусторонней печати и т.д.). Если нужно, могу привести более детальные примеры причин по каждому из пунктов 6M, либо адаптировать схему под конкретный курс или требования вашего учебного заведения (например, сделать акценты на форматы, на конкретные операции по оформлению личных дел абитуриентов). Также могу подготовить графическую версию схемы П.9 в виде текста, который легко перенести в диаграмму в Word/PowerPoint.