Гражданка Нестерова устроилась на работу в министерство общего и профессионального образования и получила первое задание: разработать номенклатуру дел для формирования…

Ключевой документ, которым должна руководствоваться гражданка Нестерова при разработке номенклатуры дел для формирования документального фонда государственного органа, — это Положение о делопроизводстве (или Инструкция по делопроизводству) в соответствующем государственном органе.

Почему именно он:

• Он устанавливает принципы ведения делопроизводства, требования к созданию и структуре номенклатуры дел, правила классификации документов, а также порядок их хранения и архивации.
• Номенклатура дел обычно формируется именно в рамках этого документа: по нему определяется, какие дела и как будут образовываться, какие разделы и рубрики использовать.
• Помимо этого, в качестве базовых норм учитывают Закон “Об архивном деле” и связанные нормативно-правовые акты, которые определяют сроки хранения, порядок передачи в архив и доступ к документам.

Что можно сделать далее (кратко по шагам):

1. Изучить функции министерства общего и профессионального образования и выделить основные направления деятельности.
2. Сформировать черновой проект номенклатуры дел, ориентируясь на функциональные направления и типы документов (корреспонденция, приказы и распоряжения, правовые акты, финансово-хозяйственная документация и т.д.).
3. Привязать каждую позицию к конкретному виду документов и установить сроки хранения.
4. Провести согласования внутри органа (структурные подразделения, архивная служба) и утвердить приказом руководителя.
5. Ввести в действие и периодически обновлять по мере изменения функций и требований к архивному делу.

Типовая структура номенклатуры дел (примерно, для ориентирования):

• 1. Управление и кадровая работа (приказы, распоряжения, личный состав, кадровый учет).
• 2. Финансы и хозяйственная деятельность (финансовые документы, закупки, договоры, бухгалтерия).
• 3. Юридическая работа и нормативные документы (правовые акты, регламенты, судебные дела).
• 4. Образование и профессиональное развитие (программы, проекты, методические материалы).
• 5. Внешние связи, обращения граждан и информационная работа.
• 6. Документы по проектам и программам (государственные программы, проекты, контрольные документы).
• 7. Архивные дела (передача в архив, хранение, списание).

Если нужно, могу помочь подготовить конкретный черновик номенклатуры дел под ваш региональный стандарт (уточнить название локального Положения о делопроизводстве) и привести образец приказа об утверждении номенклатуры.