Проведите стратификацию проблемы 1 - большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов. Заполните схему (рис. П.9).

Ниже приводится подробное стратификационное разложение проблемы: «большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов» и пример заполнения условной схемы (рис. П.9). Цель — понять источники расхода и наметить пути снижения потребления. Поскольку предмет/класс не указаны, использование общего подхода средней школы.

1. Общая идея стратификации

• Зачем нужен разбор: выделить группы факторов, которые приводят к лишнему расходу материалов и toner, чтобы затем предложить конкретные меры.
• Как строить: разделить причины на несколько направлений (люди, процессы, материалы/оборудование, информационные потоки, время, политика управления). Это позволяет увидеть проблемы в разных плоскостях и не упустить важные следствия.

2. Направления стратификации (примерные категории)

• 1. Люди (персонал, роли в процессе) Что может быть причиной:
  • сотрудники делают лишние копии (потребность на всякий случай, страх потерять документ);
  • отсутствие инструкций по печати/копированию;
  • слабая дисциплина по двойной стороне печати и форматам. Как это отразится в схеме: несколько узлов на разных этапах процесса: сбор документов, сверка, подшивка дел.
• 2. Процессы (этапы обработки личных дел) Что может быть причиной:
  • сбор документов требует копий каждого документа для каждого отдела;
  • копирование всего пакета целиком, без предварительного отбора;
  • дублирование архивирования (один и тот же документ хранится в нескольких местах).
• 3. Материалы и оборудование Что может быть причиной:
  • неэффективное использование принтеров/копировальных аппаратов (не двусторонняя печать, цветная печать по умолчанию);
  • выбор неэкономичных видов бумаги (толстые, цветные) и форматов;
  • недостаточное обслуживание оборудования (частые заправки, замена лотков).
• 4. Информационные потоки и форматы документов Что может быть причиной:
  • необходимость распечатывать лишние страницы, дубликаты и черновики;
  • отсутствие единых форматов и требований к документам (разные требования по копиям);
  • слабая цифровизация: большое количество бумажных копий вместо сканов в электронный архив.
• 5. Время и сезонные факторы Что может быть причиной:
  • пик оформления личных дел в начале приема абитуриентов; больший темп печати;
  • отсутствие планирования печати на конкретные периоды.
• 6. Управление и политики Что может быть причиной:
  • нет стандартов по печати/копированию (по умолчанию — копировать все);
  • отсутствуют лимиты на количество печати на одного дела;
  • слабый контроль за хранением и архивацией документов.
• 7. Окружение/окружение рабочего места Что может быть причиной:
  • неудобная организация пространства для хранения бумаг;
  • отсутствие централизованной системы хранения, что ведет к дублированию.

3. Практическое заполнение схемы П.9 (пример текстового заполнения) Условная структура схемы может иметь секции: Название раздела, Возможные причины, Примеры документов/показателей, Возможные решения. Ниже — пример такого заполнения по каждому направлению.

• Раздел 1. Люди Возможные причины:
  • сотрудники печатают лишние копии как резерв на случай потери;
  • отсутствие инструкций по печати на двух сторонах;
  • неправильные настройки принтера (цветной режим вместо черно-белого). Примеры документов/показатели:
  • копии паспортов, таблицы, формы заявлений дублируются на каждом этапе;
  • печать тестовых страниц и черновиков. Возможные решения:
  • внедрить инструкцию: печать на двусторонней (по умолчанию), черно-белая печать;
  • обучающие мини-семинары для сотрудников по экономии бумаги;
  • контроль соблюдения правила печати.
• Раздел 2. Процессы Возможные причины:
  • сбор документов требует копий каждого документа для отдела военного/атоваривающего/архивного блока;
  • параллельная обработка приводит к повторному копированию. Примеры документов/показатели:
  • наборы документов по каждому абитуриенту, дубли документов в разных этапах. Возможные решения:
  • унифицировать перечень документов для каждого дела;
  • предусмотреть единый пакет документов, не копировать лишнее.
• Раздел 3. Материалы и оборудование Возможные причины:
  • печать без учета двусторонности и экономии;
  • выбор цветной печати для несущественных элементов. Примеры документов/показатели:
  • расход бумаги на каждой копии, частота замены лотков; Возможные решения:
  • настройка принтеров на двойную сторону по умолчанию; черно-белая печать; аудит оборудования.
• Раздел 4. Информационные потоки Возможные причины:
  • бумажные копии сохраняются без цифровизации;
  • отсутствие единого стандарта форматов документов. Примеры документов/показатели:
  • количество распечатанных копий без оцифровки; Возможные решения:
  • перевести в электронный архив (PDF/A), сканирование; внедрить электронный документооборот.
• Раздел 5. Время/периоды Возможные причины:
  • пиковые сроки приема абитуриентов;
  • несогласованное планирование печати. Примеры документов/показатели:
  • рост печати в конкретные недели; увеличение объема копий на 20–40%. Возможные решения:
  • расписать объемы печати на неделю/месяц, минимизировать пиковые нагрузки.
• Раздел 6. Управление и политика Возможные причины:
  • отсутствуют лимиты на печать, нет аудита печати;
  • нет регламентов по архивированию. Примеры документов/показатели:
  • регистр печати, контроль копий; Возможные решения:
  • ввести лимиты на количество копий на дело, периодические проверки, регламент архивирования.
• Раздел 7. Окружение Возможные причины:
  • разрозненное место хранения, отсутствие централизованного архива;
  • неудобное расположение принтеров. Примеры документов/показатели:
  • частые перемещения бумаг, потеря документов; дубликаты. Возможные решения:
  • организовать централизованный архив, физическое хранение в папках по делу, минимизировать перемещения.

4. Что сделать на практике (коротко)

• Внедрить цифровизацию: сканирование документов и хранение в электронном архиве; отпадет потребность в копиях.
• Установить стандарты печати: двойная сторона по умолчанию, черно-белая печать, ограничение цветной печати.
• Унифицировать пакет документов: заранее определить набор документов для каждого дела; исключить ненужные копии.
• Обучение сотрудников: краткие курсы по экономии бумаги и работе с документами.
• Контроль и мониторинг: ежеквартальная проверка использования бумаги и тонера, анализ по месяцам.
• KPI для оценки эффекта: процент снижения расхода бумаги на месяц, количество копий на одно дело, уровень цифровизации документов (дя % сканов vs печатных копий).

5. Пример итогового вывода

• Главные причины большого расхода: несоответствие процессов печати стандартам, частые дублирования, слабая цифровизация, отсутствие единых регламентов.
• Наиболее эффективные решения: переход на электронный документооборот, настройка печати на двустороннюю и черно-белую по умолчанию, стандартизация перечня документов, обучение сотрудников.
• Ожидаемая польза: снижение расхода бумаги и тонера на значимый процент, ускорение обработки дел, освобождение места для архива, экономия бюджета.

6. Примечание по вашему “рис. П.9”

• В учебной задаче круглая схема может выглядеть как пирамидальная или сеточная структура: сверху — проблема, снизу — стратифицированные причины по направлениям. В приведённом тексте я дал текстовую версию заполнения по разделам, чтобы вы могли перенести это в вашу схему (рисунок) П.9: разместите узлы для направлений (Люди, Процессы, Материалы и оборудование, Информационные потоки, Время, Управление) и заполните внутри each узла конкретные причины и примеры действий.

Если хотите, могу адаптировать это под конкретный предмет или класс (например, в инженерном формате для техникума или для гуманитарной школы) и привести упрощённую схему П.9 в виде списка пунктов/номеров, чтобы вам было легче перенести на рисунок. Также могу предложить чек-лист для быстрой оценки текущей печати в вашем учреждении.