При приёме вы заметили, что габариты отправления селлера не соответствуют этикетке, но соответствуют нормам. Как нужно поступить в таком случае?

Кратко: если фактические габариты отправления соответствуют нормам перевозчика, а на этикетке стоят другие размеры, груз можно принять, но зафиксировать расхождение и исправить документы/этикетку по возможности. Ниже — пошаговый разбор.

Пошаговый порядок действий

1. Зафиксируйте фактические параметры

• Измерьте длину, ширину, высоту и вес отправления (лучше двумя мерками или лазерной рулеткой; сфотографируйте упаковку и измерения).
• Запишите эти данные точно.

2. Сравните с пометкой на этикетке

• Определите, какие именно параметры не совпадают: длина/ширина/высота или вес.
• Оцените, в каких пределах допускает погрешность перевозчик или склад (часто есть допустимая погрешность ±1–2 см по габаритам).

3. Оцените влияние расхождения

• Если фактические размеры и вес укладываются в нормы перевозчика/склада и не изменяют тариф (или изменение тарифа уже учтено по фактическим размерам), можно принять груз.
• Если расхождение может повлечь ошибочное размещение, неправильную тарификацию или риск повреждений, действуйте подробнее.

4. Принятие решения по приёму

• Если все в рамках норм: примите отправление, сделайте пометку в системе «расхождение этикетки vs фактические габариты» и приложите фото/заметки.
• Если нужно, обновите этикетку/документацию: переформируйте ярлык с фактическими размерами или добавьте исправление к партийной документации. Это зависит от ваших внутренних процедур.

5. Обновите документы и расчеты

• Обновите габариты и вес в WMS/ERP, перерасчитайте пошлины/доставку по фактическим параметрам, если требуется.
• Внесите примечание: «фактические габариты соответствуют нормам; расхождение с этикеткой зафиксировано».

6. Сообщите вовлеченным сторонам

• Сообщите отправителю/поставщику и, при необходимости, перевозчику: укажите фактические размеры и номер партии, дату/время приёма, фотографии и принятое решение.
• При необходимости оформите внутреннюю претензию к изготовителю этикетки или к системе учета.

7. Что делать в случае нарушения норм

• Если фактические габариты выходят за установленные нормы (даже если ваши собственные правила допускают погрешности), возбудите спор, верните груз отправителю или оформите претензию к перевозчику/партнёру и укажите, что это может повлечь штрафы, возврат или дополнительную тарификацию.

Шаблон короткой записи (пример)

• Фактические габариты: L x W x H = ... см, вес = ... кг
• Этикетка на отправлении: L x W x H = ... см, вес = ... кг
• Расхождение: указать какие параметры не совпадают и на сколько
• Принятое решение: принятый груз; обновлена документация; этикетка не исправлена/исправлена (указать)
• Примечания: приложены фото, номер партии, дата/время приема
• Ответственный: [имя], Контакты: [контакты]

Пример формулировки для коллег или отправителю

• «Приём по отправке № [номер] зафиксирован: фактические габариты 40×30×20 см, вес 5 кг, против этикетки 38×28×18 см. Расхождение в пределах норм перевозчика. Принято груз, обновлены данные в системе и при необходимости скорректирована тарификация по фактическим параметрам. Фото и измерения прилагаются.»

Если хочешь, могу адаптировать решение под конкретную политику вашей компании (какие допустимы погрешности, как оформлять исправления этикеток) или привести готовый шаблон документа для твоей WMS/ERP.