Если вы заполняете бумажный акт об отказе в приемке заказов продавца

Ниже можно использовать подробное решение-руководство для заполнения бумажного акта об отказе в приемке товара/заказа от продавца. Такую форму применяют, когда покупатель (организация) обнаруживает несоответствие поставленного товара условиям договора и оформляет официальный документ, фиксирующий отказ от приемки и дальнейшие требования к продавцу. 1) Что восстанавливается в акте - Кто участвует: покупатель (заказчик) и продавец (поставщик). Обычно в акте указывают реквизиты обеих сторон и договор, по которому велась поставка. - Что фиксируется:_date, основание отказа, конкретная продукция, количество, причина отказа (несоответствие качества, количества, упаковке, комплектации и т.д.), требования к продавцу (замена, возврат денежных средств, допоставка недостающего количества), сроки реакции, приложения (фотографии, сертификаты, накладные). - Что не должно быть: общие размышления без конкретики. Нужно четко указать причины и ссылки на договор/нормативные документы. 2) Этапы заполнения (пошагово) - Шаг 1. Определить базовые данные - Название документа: Акт об отказе в приемке поставленного товара (или Акт об отказе в приемке заказа). - Дата составления и номер документа. - Заказчик/покупатель: наименование организации, реквизиты (ИНН/КПП, адрес, контактное лицо). - Поставщик-продавец: наименование организации, реквизиты. - Основание: номер договора поставки/заказа, дата заключения, пункт, на который ссылаются. - Шаг 2. Указать сведения о партии товара - Наименование товара, артикул/модель, единица измерения. - Количество по договору и количество, принятые к приемке (часть/вся партия), а также остаток, если применимо. - Шаг 3. Описать обстоятельства отказа - Конкретная причина отказа: несоответствие по качеству, несоответствие спецификации, повреждения, нарушение упаковки, недостача, неправильная комплектация и т. п. - Реквизиты подтверждающих документов: номер сертификаций, акты испытаний, фото, накладная, упаковочные листы. - Правовые основания: ссылки на условия договора, Технический регламент, ГОСТ/ТУ, если применимо. - Шаг 4. Указать требования к продавцу/поставщику - Что требуется взамен: замена товара, повторная поставка недостающего количества, возврат денег, ремонт, скидка и т. д. - Сроки исполнения требований и ответственность за задержку. - Шаг 5. Приложения и подписи - Приложить фото- и документацию (фотографии дефектов, копии сертификатов, копию накладной и т. д.). - Указать, сколько экземпляров акта: обычно два идентичных экземпляра — по одному для заказчика, по одному — для поставщика (в зависимости от внутренней регламентной практики). - Подписи уполномоченных лиц: должности, ФИО, печати при наличии. 3) Шаблон заполнения (структура с полями) - Акт об отказе в приемке поставленного товара - Номер акта: ________ от _____ 20__ года - Покупатель: наименование, ИНН/КПП, адрес, ответственное лицо, контактный тел. - Поставщик: наименование, ИНН/КПП, адрес, ответственное лицо, контактный тел. - Основание: Договор поставки № ______ от «___» ______ 20__ года, пункт ___. - Партия/товар: - Наименование товара: ______________________ - Артикул/модель: _________________________ - Единица измерения: __________ - Количество по договору: _______ ед. - Принято к приемке: __________ ед. (указать число принятых или 0, если вся партия отклонена) - Обстоятельства отказа: - Причина отказа: ________________________________ - Подтверждающие документы: накладная №____ от ___; сертификат/инструкция №___; фото №___; акт испытаний №___ - Требования покупателя к продавцу: - Требуется: замена/возврат денег/досрочная поставка недостающего количества и т. п. - Срок исполнения: ___________ дней/до ________ года - Приложения: перечислить, какие документы прикладываются - Примечания: дополнительные условия, замечания - Реквизиты сторон и подписи: - Покупатель: должность, ФИО, подпись - Поставщик: должность, ФИО, подпись 4) Пример заполнения (упрощённый образец) - Акт об отказе в приемке поставленного товара - Номер акта: АО-2024/07 от 12.07.2024 - Покупатель: ООО "Мир Текстиля", ИНН 7701234567, КПП 773101001, адрес: г. Москва, ул. Примера, д. 10, ответственное лицо: Иванов И.И., тел. +7 999 000-00-01 - Поставщик: ООО "Поставщик textile", ИНН 7709876543, КПП 774101001, адрес: г. Москва, ул. Поставочная, д. 5, ответственное лицо: Петрова А.А., тел. +7 999 000-00-02 - Основание: Договор поставки № 45/2024 от 01.02.2024, п. 5.1 - Партия/товар: - Наименование товара: Хлопковая ткань, 100% хлопок, ширина 150 см - Артикул: TX-001 - Единица измерения: м - Количество по договору: 2000 м - Принято к приемке: 0 м - Обстоятельства отказа: - Причина отказа: Несоответствие по качеству – образцы ткани имеют дефекты по краю, имеются мелкие катышки; выборка по ГОСТ 12345-67 не прошла; цвет не соответствует образцу. - Подтверждающие документы: накладная N № ZA-123 от 10.07.2024; сертификат соответствия № S-5678; фото дефектов № 1–4 - Требования покупателя к продавцу: - Замена партии на аналогичную качественную в течение 10 рабочих дней - Возврат денежных средств за дефектную продукцию в полном объёме, включая стоимость доставки - При отсутствии замены — возврат денежных средств до полного возмещения - Срок исполнения: до 22.07.2024 - Приложения: фото дефектов 1–4, копия накладной ZA-123, копия сертификата S-5678 - Подписи: - Покупатель: Иванов И.И., должность: менеджер по закупкам, подпись: __________ - Поставщик: Петрова А.А., должность: начальник отдела продаж, подпись: __________ 5) Советы по заполнению - Всегда указывайте точные ссылки на договор/заказ и пункты договора, на которые опираетесь. - Приводите конкретные параметры товара (артикул, размер/цвет, единицы измерения), чтобы избежать двусмысленности. - Не забывайте приложить подтверждающие документы: фото дефектов, сертификаты, журнал испытаний, накладные. - В случае сомнений по срокам реагирования — уточняйте в локальных регламентах вашей организации и в договоре. - Укажите варианты решения: замена, возврат, скидка, допоставка. Это ускорит последующее оформление претензий и взаиморасчётов. - Храните по экземплярам: один экземпляр остаётся у покупателя, второй — у продавца; можно добавить третий экземпляр для бухгалтерии. 6) Частые ошибки - Не указана ссылка на договор или пункт договора. - Неполное описание дефектов или несоответствий. - Отсутствие приложений (фото, сертификаты, накладная). - Нет конкретных сроков исполнения требований. - Не подписано уполномоченными лицами и без печати (если она обязателна по правилам вашей организации). Если хочешь, могу адаптировать шаблон под конкретную ситуацию: например, под ваш договор (нужный номер, сроки), под конкретный товар и тип дефекта, или сделать более строгий образец на базе ГОСТ/ТО в вашей отрасли. Также могу привести несколько вариантов формул для раздела "Обстоятельства отказа" в зависимости от типа дефекта (качество, количество, комплектация, упаковка).