Проведите стратификацию проблемы 1 - большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов. Заполните схему (рис. П.9).

Ниже приведено текстовое заполнение схемы стратификации проблемы (рис. П.9) для задачи: «Большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов». Это можно оформить в виде рыбьей кости (fishbone/Ishikawa) с шестью категориями M-методов, материалов, людей и т. д.

Центральная проблема:

• Большой расход бумаги, папок, файлов, тонера при оформлении личных дел абитуриентов.

Стратификация (категории и возможные причины)

1. Человеческий фактор (People)

• Неодинаковое отношение сотрудников к расходам: печать лишних копий, распечатки «на всякий случай».
• Отсутствие или слабое обучение по документообороту: не работают с шаблонами, не знают правил.
• Неаккуратность и дублирование документов: дубликаты страниц, лишние листы, несколько копий одного дела.
• Слабая маркировка и организация файлов: нет унифицированной структуры папок, трудно найти нужный документ.
• Непринятие политики экономии: мотивация к экономии отсутствует, KPI по расходам не внедрены.

2. Процессы/Методы (Methods)

• Мероприятия оформления дел разбросаны по отделам без единого стандарта: разные форматы, разные требования к оформлению.
• Многоступенчатые процессы с повторной печатью и распечатками на разных этапах.
• Нет централизованной печати для личных дел: каждый отдел печатает автономно.
• Отсутствие требований к двусторонней печати и минимальной плотности бумаги.
• Печать вынужденно цветная вместо черно-белой (когда не требуется цвет).

3. Оборудование (Machines)

• Старые принтеры/копиры с высокой себестоимостью печати на лист/цвет.
• Отсутствие принтеров с двусторонней печатью по умолчанию.
• Неоптимальные настройки печати (цветная печать по умолчанию, высокий расход тонера).
• Фрагментарная инфраструктура печати: нет централизованной очереди печати, дубликаты очередей.
• Неэффективная техника сканирования и обработки документов (модели без автоматического сканирования в PDF).

4. Материалы (Materials)

• Избыточная бумага и папки: покупаются больше, чем реально требуется.
• Неподходящие/дорогие типы бумаги, слишком толстые файлы, неэффективная организация цветной печати.
• Плохое управление шаблонами документов: многие формы дублируют друг друга.
• Использование бумажных конвертов и файлов, которые трудно перерабатывать.

5. Окружение/Условия (Environment)

• Размещение принтеров вне центра обработки документов, неудобная логистика печати.
• Нет «зеленой» культуры: мало акцентов на экономию бумаги и переработку.
• Неправильная организация пространства для хранения дел: длинные маршруты доступа к документам.

6. Управление/Политики (Management)

• Отсутствие политики документооборота и бюджета на экономию бумаги.
• Нет KPI по расходу бумаги и toner, нет регулярного аудита использования материалов.
• Непрозрачные или устаревшие регламенты по хранению и архивированию личных дел.
• Недостаточная цифровизация: мало электронного документооборота, слабая система электронных подписей.
• Неэффективное управление изменениями: новые требования не приводят к сокращению расходов.

Как заполнить схему П.9 на основе выше

• Разделить центральную стрелку на шесть ветвей: Человек, Методы, Оборудование, Материалы, Окружение, Управление.
• В каждой ветви перечислить конкретные причины из списка выше (можно расширять под конкретную школу или вуз).
• Для каждой причины можно добавить примеры эффектов (пример: «дублирование документов ведет к удвоенной печати»).

Рекомендованные направления решения (для заполнения П.9 после идентификации причин)

• Цифровизация и электронный документооборот:
  • Внедрить единые электронные формы личного дела.
  • Использовать электронную подпись и электронное хранение документов.
  • Ограничить печать только необходимыми документами; хранить копии в электронном виде.
• Стандартизация и шаблоны:
  • Разработать единый шаблон оформления личного дела.
  • Ввести требования к форматам документов, минимизации печати, двусторонней печати.
• Контроль и KPI:
  • Установить KPI по расходу бумаги на единицу дел/поток документов.
  • Регулярно проводить аудит расхода бумаги, печати цветом и количества файлов.
• Оборудование и инфраструктура:
  • Переключиться на принтеры с двусторонней печатью по умолчанию, централизованную печать.
  • Ограничить печать цветной бумаги к необходимым случаям; изменить настройки по умолчанию на черно-белую.
• Обучение и политика:
  • Обучить сотрудников работе с новым ДДО и правилам печати.
  • Внедрить политику «меньше печати, больше цифровизации», культуру экономии.
• Экологические и хозяйственные мероприятия:
  • Поощрять переработку и повторное использование материалов.
  • Переход на более экономичные типы бумаги, уменьшение количества папок и конвертов.

Если нужно, могу привести текстовую схему в более структурированном виде (например, в виде таблицы с колонками: Категория — Возможные причины — Примеры последствий — Предлагаемые меры). Или могу помочь адаптировать содержание под конкретный год учебного заведения и уровень подготовки.