В деле хранятся приказы о предоставлении отпуска сотрудникам организации за 2010-2014 гг. Срок хранения приказов - 5 лет. Когда долж¬на быть проведена экспертиза ценности таких документов? Документы, за какой период будут уничтожены? Приказы, за какой период будут оставле¬ны на хранение?

К задачe по архивам и хранению документов. Краткий ответ (для ориентира) - Экспертиза ценности таких документов должна проводиться перед уничтожением, то есть по итогам срока хранения и перед принятием решения об уничтожении. - Документы за период 2010–2014 гг. с сроком хранения 5 лет будут уничтожены примерно по годам их создания: 2010 год — уничтожение в 2015 году; 2011 — в 2016; 2012 — в 2017; 2013 — в 2018; 2014 — в 2019. - Приказы об отпусках как правило не имеют длительной архивной ценности, поэтому их уничтожение по истечении 5 лет — обычная практика, если экспертиза не выявит иного, долгосрочного значения. При наличии экспертной ценности они остаются на хранении дольше указанного срока. Пошаговое объяснение 1) Что такое экспертиза ценности документов - Экспертиза ценности — это оценка архивной стоимости документов: являются ли они краткосрочно важными для текущей деятельности, доказательствами прав и обязанностей, исторической, научной или иной значимой ценностью. - Решение об их судьбе принимается на основе этой экспертизы: сохранение в архиве или уничтожение после истечения срока хранения. 2) Когда проводить экспертизу для таких документов - Принципиально экспертиза проводится перед уничтожением документов по истечении срока хранения. - Практически обычно проводят за период перед началом уничтожения (часто за 6–12 месяцев до завершения срока хранения), чтобы оформить акт уничтожения и обеспечить необходимые процедуры: уведомления, оформление актов, возможные обращения сотрудников. - В рамках учебной задачи принято считать: экспертиза проводится по итогам срока хранения, т.е. перед уничтожением. 3) Какой период подлежит уничтожению - Срок хранения приказов об отпуске — 5 лет. Значит уничтожение начинается после окончания пяти лет со времени их составления. - Примерный расчёт по годам: - Приказы за 2010 год — уничтожение приблизительно в 2015 году. - Приказы за 2011 год — уничтожение приблизительно в 2016 году. - Приказы за 2012 год — уничтожение приблизительно в 2017 году. - Приказы за 2013 год — уничтожение приблизительно в 2018 году. - Приказы за 2014 год — уничтожение приблизительно в 2019 году. - Разумеется, перед уничтожением проводится экспертиза ценности; если экспертиза выявит архивную ценность выше срока хранения, документы могут быть сохранены дольше (или переданы в архив в обычном порядке). 4) Приказы будут оставлены на хранение - По общему правилу для таких документов срок хранения — 5 лет, следовательно они подлежат уничтожению по завершении этого срока. - Возможность сохранения дольше срока существует только после проведения экспертизы ценности: - если экспертиза установит долгосрочную архивную ценность (например, есть основания считать, что эти документы отражают важные управленческие решения, историческую динамику отпуска и т.п.), то часть или все приказы могут быть оставлены на хранение в архиве дольше установленного срока. - если же экспертиза ценности покажет отсутствие значимой ценности, уничтожение проводится по регламенту. 5) Что сделать на практике - Провести инвентаризацию документов: определить, какие именно приказы охватываются, их даты, наличие копий, пометки. - Организовать план уничтожения по указанному графику: на каждую партию составить акт уничтожения, оформить решение по итогам экспертизы ценности. - В случае решения об уничтожении — оформить акт уничтожения и оформить уничтожение согласно локальным регламентам (журнал уничтожения, акт списания, пройденные процедуры). - В случае нахождения архивной ценности — передать документы на хранение в архив и скорректировать срок хранения для этой части. Итог по вашей задаче - Экспертиза ценности проводится перед уничтожением по истечении пятилетнего срока хранения (примерно за 6–12 месяцев до планируемого уничтожения). - Уничтожению подлежат документы за 2010–2014 годы по годам: 2015, 2016, 2017, 2018, 2019 соответственно. - Приказы об отпуске обычно не сохраняют долго; если экспертиза признает архивную ценность, часть или все документы могут быть сохранены дольше; иначе — уничтожение по истечении 5 лет. Если хотите, могу привести чистый пример акта уничтожения и короткую памятку для должностного лица по проведению экспертизы ценности.