Краткий ответ:
В таких случаях текст выступает как средство общения на расстоянии.
Возможный полный ответ:
Письменную речь используют, когда собеседник находится далеко, отсутствует или с ним невозможно поговорить лично: пишут письма, записки, сообщения, электронные письма. В таких случаях текст выступает как средство общения и передачи информации во времени и на расстоянии.
Почему так: письменный текст заменяет живую беседу и позволяет сохранить сообщение, чтобы адресат прочитал его позже.
