Краткий ответ: правильный вариант — «Рекомендуется воспользоваться облачным сервисом хранения файлов».
Почему: если размер вложения превышает ограничение Outlook, файл загружают в облачное хранилище, а в письме отправляют получателю ссылку на него. Так письмо остаётся небольшим, а файл можно скачать отдельно.
Отправлять несколько писем неудобно, а ссылка на файл, сохранённый только на рабочем столе, обычно недоступна другим пользователям.
