Дальше продолжение этого же текста сократить:1.3. Нормативно-методические акты, содержащие основные принципы работы с документами Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) включает ряд документов, регулирующих процессы создания и функционирования документов. Эта база формировалась постепенно в соответствии с изменяющимися общественными и научно-техническими условиями. Необходимость совершенствования системы управления и, следовательно, системы делопроизводства как одного из важнейших и эффективных способов управления возникла с развитием и усложнением производства в Советском Союзе. Особенно остро эта проблема обозначилась в конце 1930-х гг.: деятельность ведомств и организаций в вопросах документирования в то время не была согласованной, отсутствовал единый центр, организующий работу учреждений в области управления и делопроизводства. Все это актуализировало проблему координации деятельности органов управления, концентрации научных сил в общегосударственном масштабе. Однако осуществлению проекта помешали Великая Отечественная война и работы по восстановлению народного хозяйства. Необходимость решения проблемы рационализации делопроизводства вновь остро обозначилась лишь в конце 1950-х начале 1960-х гг. В 1959 г. было принято постановление правительства о создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Эта работа потребовала концентрации усилий специалистов в сфере документоведения, что послужило одной из причин открытия в 1966 г. Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 4 сентября 1973 г. созданный документ был одобрен постановлением № 0435 Госкомитета стандартов Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендован для применения министерствам, ведомствам и организациям, что стало началом нового этапа совершенствования делопроизводства в стране. Таким образом, впервые появился общегосударственный нормативный акт, в котором были изложены единообразные правила работы с документами на всех этапах их функционирования; работники делопроизводственной сферы получили четкое представление о методике работы, упорядочивающей деятельность предприятий и ведомств по составлению и обработке управленческих документов. ЕГСД носит комплексный характер, т.е. включает не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Документ состоит из общей части, тематических разделов и приложений. В общей части определяются задачи разработки нормативного документа, устанавливается сфера его применения и правовой статус. Здесь подчеркивается, что единые принципы работы с документами и совершенствование документации и документооборота выступают условием разработки основ информационного обеспечения при автоматизации информационных процессов. В основном содержании тематических разделов можно выделить четыре группы проблем: унификация и стандартизация документов; рациональная организация работы с документами (основные разделы этой части: рациональная организация документооборота; регистрация документов и построение справочного аппарата; организация контроля за исполнением документов; составление номенклатур и формирование дел; подготовка документов к последующему хранению и использованию); организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация делопроизводственных процессов. Раздел «Подготовка служебных документов», построенный на основе стандартов ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72, не может быть использован в практике создания документов, так как эти стандарты устарели и неоднократно перерабатывались. В настоящее время при оформлении документации должны учитываться требования стандарта ГОСТ Р 7.0.9 7-2025. Разделы ЕГСД, в которых заложены основы организации боты с документами, актуальны и по сей день, так как принципы организации документооборота остаются неизменными, несмотря на существенные изменения, связанные с компьютеризацией делопроизводства. В разделе «Рациональная организация документооборота» сформулированы такие принципы организации движения документопотоков, как целенаправленное регулирование движения документов, их оперативное прохождение, единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки документов. В этом разделе содержатся также рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, а также методика определения объема документооборота.В разделе «Регистрация документов» основное внимание уделено карточной форме регистрации, которая приводится в приложении. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) связывает воедино три важнейших процесса в работе с документами: регистрацию (при этом выдвигается основной принцип регистрации однократность), контроль и справочную работу. В настоящее время многие учреждения используют РКК (также и в электронном варианте), так как она содержит наиболее полную и важную информацию о документе. В разделе «Контроль исполнения документов» установлены основные принципы контроля, технология (с использованием РКК), определены сроки исполнения документов, даны рекомендации по формированию сроковой картотеки. В приложении содержатся формы, предназначенные для анализа данных об исполнении документов: перечень неисполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Перечисленные рекомендации ЕГСД вполне применимы и в современных условиях широкого распространения компьютерных технологий. Особого внимания заслуживают положения раздела «Составление номенклатур дел и формирование дел», так как они сохраняют свою значимость и по сей день. Вначале этот раздел носил рекомендательный характер, однако в 1980 г. Положение о Государственном архивном фонде СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела, в котором предлагается методика составления номенклатуры дел (ее форма дана в приложении), устанавливаются правила индексации дел и формирования документов в дела. Актуальны в настоящее время и рекомендации раздела «Подготовка документов к последующему хранению и использованию», в котором освещаются вопросы экспертизы ценности документов, подготовки документов к дальнейшему хранению, передачи их в архив, устанавливаются основы организации и деятельности экспертных комиссий. В разделе содержатся также рекомендации по составлению описей документов, передаче дел в архив организации, приводятся сроки хранения документов. Однако в настоящее время для определения сроков хранения используется более современный нормативный документ Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 в ред. от. 04.02.2015) Раздел «Основы организации труда делопроизводственного персонала» включает следующие вопросы: общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб; структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения; должностной и численный состав делопроизводственного персонала; формирование делопроизводственных работ; основные требования к оборудованию рабочих мест; условия труда работников делопроизводства. Нужно сказать, что информация по этим вопросам устарела и в настоящее время используются более современные нормативные документы: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995); Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998);Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (1993); Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления (1995). Востребованными сегодня остаются рекомендации ЕГСД по формированию структуры и функций основного структурного подразделения ДОУ канцелярии. В приложении приводятся типовое положение о, канцелярии и типовые должностные инструкции ряда работников службы ДОУ. Полностью устарели рекомендации раздела «Механизация делопроизводственных процессов», поскольку современные способы создания и обработки документов коренным образом отличаются от прежних. Практическую значимость представляют и приложения к ЕГСД, к которым относятся: примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма РКК; формы сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел; примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения; формы описей дел, акта выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела. Таким образом, ЕГСД по большей части не утратила своего практического значения, так как, несмотря на широкое внедрение компьютерных технологий, основные принципы работы с документами остаются неизменными. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала оптимизации работы делопроизводственной службы. Однако в конце 1980-х гг. возникла необходимость пересмотра ЕГСД и формирования новой, более современной концепции в связи с произошедшими изменениями области использования новых информационных технологий и с расширением международных контактов (последнее обстоятельство вызывало необходимость учета опыта зарубежных систем работы с документами, в которых делопроизводство понималось как управление на основе документации, т.е. как часть менеджмента, а документ как информационный ресурс существования компании). Эти пробелы были отчасти восполнены при переработке ЕГСД и создании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной решением коллегии Государственного архивного управления и принятой в 1988 г. (последняя редакция документа относится к 1991 г.). В настоящее время это основной общегосударственный нормативно-методический документ, который представляет собой совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях; он носит рекомендательный характер. Таким образом, основные цели ГСДОУ упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из общих положений и четырех тематических разделов: «Документирование управленческой деятельности»;Организация работы с документами»; «Механизация и автоматизация работы с документами»; «Служба документационного обеспечения управления». Раздел «Документирование управленческой деятельности» в свою очередь включает четыре части: состав управленческих документов; унификация и стандартизация управленческих документов; оформление управленческих документов (эти нормы в настоящее время устарели); составление текстов управленческих документов. При этом в ГСДОУ рассматриваются документы не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.). В разделе «Организация работы с документами» содержатся рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив. Основное содержание данного раздела совпадает с содержанием соответствующего раздела ЕГСД. Их различия связаны со спецификой применения средств автоматизации при работе с документами. Во-первых, предполагается включение в схемы маршрутов движения документов всех пунктов ручной и автоматизированной обработки документов; во-вторых, в ГСДОУ рассматриваются правила создания информационно-поисковой системы, ориентированной на использование традиционных методов II автоматизированных средств. В разделе «Механизация и автоматизация работы с документами» определены направления использования автоматизированных технологий при подготовке документов, а также при их обработке регистрации и контроле за исполнением. В разделе «Служба документационного обеспечения управления» определяется значимость делопроизводственной службы. ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, рассматривающей только организацию канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя. В разделе формулируются основные задачи служб, требования их должностному составу, нормативному обеспечению. В приложении «Примерное положение о службе ДОУ» раскрываются функции служб делопроизводства. В число приложений к ГСДОУ входят: примерный перечень документов, подлежащих утверждению; примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать; правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм; формы номенклатуры дел; перечень типовых сроков исполнения документов; форма обложки дела постоянного и временного сроков хранения; примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ. Эти приложения могут быть использованы в практической деятельности и в настоящее время. Таким образом, ГСДОУ система менее жесткая, чем ЕГСД, содержащая необходимый минимум требований, явилась новой, более высокой ступенью в работе с документами, она до сих пор обеспечивает единство процессов документирования. Но за последние 15 лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться на документации и системе работы с ней, поэтому часть информации ГСДОУ устарела и требует пересмотра

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами. Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти. Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Применение Методических рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и их территориальных органах. Методические рекомендации имеет следующую структуру: общие положения; порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству структура и содержание инструкции по делопроизводству приложения. Принципиальные положения ГСДОУ и Методических рекомендаций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на делопроизводство с использованием компьютерных технологий. В 2018 г. вступил в действие государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.9 7-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», в котором определен состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. ГОСТ состоит из следующих разделов: Область применения; Нормативные ссылки; Общие требования к созданию документов; Реквизиты документа; Оформление реквизитов документа; Бланки документов. Государственный стандарт установил единый формуляр-образец ОРД. представляющий собой графическую модель или схему построения документа с указанием размеров полей и места расположения реквизитов. Также ГОСТ Р 7.0.97-2016 определил новый состав реквизитов (их число равно 30) и правила их оформления, требования к бланкам документов. В перечисленных актах содержатся общие требования к составлению, оформлению и последующей обработке документов. Но специфика организаций может обусловливатьдополнительные требования к работе с документами, и эти конкретные требования должны быть изложены положении (уставе) организации, инструкции по делопроизводству, регламентах, правилах и других нормативных документах. С 18 августа 2025 года вступил в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ P 7.0.97-2025). Новый стандарт результат актуализации предыдущей версии от 2016 года - ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный стандарт периодически обновляется. Поскольку ГОСТ претерпел достаточно серьезные изменения при предыдущей переработке в 2016 г., в новой его редакции кардинальных перемен не требовалось. Еще в 2016 г. стандарт были заложены базовые требования к оформлению документов условиях применения систем электронных документов, а структура была изменена в соответствии с современными требованиями разработки стандартов. Поэтому разработчиками в 2024 г. было принято решение оставить неизменной структуру и основное содержание стандарта, что позволило сохранить преемственность требований и устоявшуюся практику оформления документов. Однако в новый стандарт был внесен целый ряд изменений и уточнений, направленных на устранение неоднозначного толкования требований, на применение стандарта в современных условиях активной цифровизации управления и на гармонизацию текста стандарта с действующей нормативной базой в сфере делопроизводства и архивного дела. А теперь рассмотрим конкретно, что именно изменилось. Некоторые изменения, которые затронули оформление документов в органах власти: Появился новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа». Технология штрих-кодирования применяется в большинстве систем электронного документооборота и прочно вошла в практику делопроизводства. Напечатанный или наклеенный на документ штрих-код давно стал привычным явлением, однако до сих пор в нормативных документах и стандартах отсутствовали единые требования к его расположению. На практике встречаются различные варианты размещения штрих-кода, при этом не всегда они закреплены в инструкциях по делопроизводству. В новом стандарте штрих-код получил статус реквизита, для него было закреплено место расположения: основное: нижний правый угол первого листа документа; при отсутствии в этом углу свободного места стандарт допускает размещение штрих-кода в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте документа. Наряду со штрих-кодированием в работе с документами получает развитие и технология QR-кодирования, что также учтено в стандарте. QR-коды более функциональны по сравнению со штрих-кодами и позволяют включить больше информации о документе. Требования к размещению QR-кодов такие же, как и для штрих-кодов. Как применить новое требование: В Инструкции по делопроизводству указать, что основное место расположения штрих-кода правый нижний угол первого листа документа. Для исходящих и внутренних документов организации это требование можно реализовать автоматически, задав в системе электронного документооборота (СЭД) место печати штрих-кода или QR-кода. На входящих документах правый нижний угол может быть занят текстом или подписями, поэтому необходимо уточнить, что в этом случае штрих-код (QR-код) следует наклеить на правый верхний угол документа, а если и это невозможното поместить код на любом свободном от текста месте. Настроить систему электронного документооборотаСЭД) в соответствии с требованиями, установленными в Инструкции по делопроизводству. Изменились требования к визуализации отметки об электронной подписи. Разграничены требования к визуализации простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной электронной подписи. Появились уточнения в правилах размещения гербов и товарных знаков, в оформлении даты документа, этикетной рамки, подписи (в том числе по указанию инициалов). Установлены требования к электронным шаблонам бланков. Они должны быть идентичны бумажным шаблонам по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Уточнены требования к изготовленню бланков. Бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления такого вида продукции. Установлены требования к отметке об исполнителе. Она включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Может дополняться наименованием структурного подразделения и должности, электронным адресом исполнителя. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие. Чтобы более полно раскрыть методику применения требований, ВНИИДАД В настоящее время разрабатывает методические рекомендации к новому ГОСТ Р 7.0.97-2025, их публикация ожидается в начале 2026 года. Новое о ГОСТЕ Р 7.0.8-2025 по делопроизводству и архивному делу Нормативно-правовая база поддерживает инициативы и продолжает развиваться. Появляются новые термины, а устоявшиеся приобретают другие значения. Поэтому необходимость актуализации понятий и определений возникает не на пустом месте. Очень удобно говорить на одном языке, чтобы недопонимания не возникало. С 1 марта 2025 года ГОСТ Р 7.0.8-2025 вступил в силу. На него стоит обратить внимание всем, кто работает с документами от делопроизводителей до юристов и разработчиков систем. Прежняя редакция ГОСТ Р 7.0.8-2013 применялась 8 лет. Но делопроизводство и архив не стоят на месте всё больше документов создастся в электронном виде, оптимизируются процессы работы, совершенствуются системы государственного управления. Структура документа. ГОСТ Р 7.0.8-2025 отражает качественные и количественные изменения терминов в двух смежных областях делопроизводство и архивное дело. ГОСТ включает 191 понятие. 50 из них новые, и всего 19 остались без изменений. Есть и те термины, которые были исключены. Стандарт состоит из трех разделов, алфавитного указателя и двух приложений: І Общие понятия ІІ Делопроизводство III Архивное дело Алфавитный указатель терминов І Приложение А «Классификационные схемы ключевых понятий» ІП Приложение Б «Нестандартизированные и общетехнические термины»Рассмотрим важные изменения. В стандарт включили новые термины. Порадовало появление таких понятий как «управленческий документ», «научно-техническая документация», «документы по личному составу» (в ГОСТе дано пояснение, что определение применяется только для обозначения архивных документов, подлежащих сохранению в течение длительных сроков). Закрепили термин «переходящее дело» это электронное дело, включающее документы за несколько лет, исполнение которых не завершено делопроизводством. Определение «жизненного цикла документа» теперь включает пояснение, что для архивных документов постоянного хранения жизненный цикл остается незакрытым. Появилось определение термина «технический архив; служба научно-технической документации (НТД)» структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, оперативное хранение, обращение (внесение изменений, замену, изготовление копий и дубликатов, их рассылку и передачу) и организацию использования научно-технической документации. Это понятие важно для четкого разграничения архивов и архивов НТД. Научно-техническая документация долгое время находится на оперативном хранении, причем ответственность за ее ведение и хранение несет не архив организации, а профильное структурное подразделение (например, производственный или технический отдел). Передача такой документации в архив для долгосрочного хранения осуществляется только после завершения ее активного использования. В связи с развитием электронного взаимодействия в стандарте дали определения терминам «система электронного документооборота» (ранее этот термин упоминался, но без определения) и «система хранения электронных документов». П.48 система электронного документооборота; СЭД информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения. П.49- система хранения электронных документов; СХЭД: электронный архив информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование Еще один положительный момент разработчики дали четкое определение термину «электронный архив», потому что сейчас с этим понятием возникает путаница. Многие решения на рынке, называемые электронными архивами, фактически представляют собой базы оцифрованных бумажных документов. Они не соответствуют требованиям к СХЭД. Новый ГОСТ устанавливает, что цифровой архив должен обеспечивать хранение, учет и использование электронных документов и их копий. В этом контексте заслуживает внимания решение «Долговременный архив» компании Directum. Оно поможет создать централизованный архивный фонд для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов, обеспечивая их хранение в соответствии с правилами архивного делопроизводства. Система поддерживает прием, размещение, регулярные процедуры и уничтожение документов, гарантируя их юридическую значимость на протяжении всего срока хранения. В новой редакции ГОСТа Р 7.0.8-2025 изменения коснулись 122 терминов. Одним из самых значимых обновлений стало уточнение понятия «архивный документ». П. 11 архивный документ документ, подлежащий хранению в течение сроков, установленных нормативно или по результатам экспертизы ценности документов, в силу его значимости для организации, граждан, общества, государства Ранее архивный документ определялся как документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Новая трактовка расширяет понятие архивного документа: теперь к нему относится только то, что физически находится в архиве, но и все документы, завершенные делопроизводством в прошлом году. Поэтому о правильном хранении стоит задумываться заранее. Еще одно важное изменение расширение трактовки терминов «аутентичность», «достоверность», «целостность», «пригодность для воспроизведения». В предыдущей редакции они относились только к электронным документам, а теперь их можно применить и к документам, созданным на бумаге. Подчеркнем, что дно из недоразумений данного ГОСТа это отсутствие определения электронный документ». Ранее оно выглядело так: « П.10 электронный документ документ, информация которого представлена в электронной форме. В сообществе очень ждали его обновления и уточнения этой формулировки. поскольку она вызывала наибольшее количество споров. До сих пор нет единого мнения, что именно считать электронным документом: электронный документ, созданный без дублирования на бумажном носителе (как, например, в ст. 28 п. 8 273-ФЗ «Об образовании в РФ»); скан-копию бумажного документа; оба варианта. Но тогда возникает много вопросов, как правильно организовать передачу таких неразделенных понятий, например, в архив на долговременное хранение, как составить описи документов и т. д. Вот сократи дальше продолжения текста 1.3

1.4. Кадровое обеспечение документационного обеспечения управления Кадровое обеспечение это комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию организационной структуры предприятия и его комплектование персоналом, имеющим надлежащую квалификацию для эффективной работы с документами. Таким образом, кадровое обеспечение предусматривает решение двух параллельных задач: 1) организационное развитие предприятия (прежде всего аппарата управления, в состав которого входит и служба ДОУ и др.); 2) наполнение службы ДОУ (а также других подразделений, в которых осуществляется работа с документами) квалифицированными кадрами. Решение первой задачи достигается путём оптимизации штатного расписания предприятия. С этой целью в действующее на предприятие штатное расписание регулярно вносят организационные изменения, которые затрагивают: структуру предприятия, что проявляется в формировании новых и расформировании существующих подразделений (иногда их объединение); подчиненность подразделений; качественный состав персонала подразделений (соотношение руководителей, специалистов и технических исполнителей); численный (количественный) состав персонала подразделений. Решение второй задачи достигается путем тщательно организованной работы по управлению персоналом, включая: рекрутинг (поиск, отбор и наем) работников требуемой квалификации; адаптация вновь нанятых (или перемещённых внутри предприятия) рабочих; мотивацию работников; тренинг (профессиональная подготовка с целью повышения квалификации) работников; контроллинг результатов деятельности персонала (их учёт, оценка, периодическая аттестация); перемещение персонала для наиболее целесообразного служебно-делового применения. 1.5. Унификация и стандартизация в управлении документациейВ целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД (разработано и действует около 37 классификаторов). В настоящее время действует восемь УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации. Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, дополнений в контрольный массив предусматривающее внесение изменений унифицированных форм документов по мере необходимости. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, которые фиксируют однотипные управленческие функции. Унификация документа проводится с целью: типизации их формы; сокращения количества применяемых документов;повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки; достижение информационной совместимости различных систем документации по функциям управления; более эффективного использования вычислительной техники. Стандартизация документов это форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности; это процесс установления правил с целью упорядочивания деятельности при участии всех заинтересованных сторон. Установлены следующие категории стандартов: ГОСТ (государственные стандарты); ОСТ (отраслевые стандарты); РСТ (республиканские стандарты). Стандарт устанавливает единую терминологию и определения. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве. ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации утверждён и введён действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года № 299 (с изм. от 17.07. 2019 № 400-ст). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов входящих в УСД, например: Код КЧ Наименование формы | Индекс Периодичность Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа. В ОКУД принята перархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: 1 ) блока идентификации; Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 2) блока наименований объекта классификации. Класс форм 09 Подкласс форм - 01 Регистрационный номер 004 Контрольное число 6 09010046- расчётная ведомость по страховым взносам в пенсионный фонд. Выводы: В теории понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» выступают синонимами, но в практике их применения они различны. «Делопроизводство» уже понятия ДОУ, которое включает нормативно-методическую работу с персоналом, отвечающим за процессы составления, движения, хранения документов в организациях. Другое отличие составляющая процессов работы с документами. информационно-технологическая ГСДОУ система менее жесткая, чем ЕГСД, содержащая необходимый минимум требований, явилась новой, более высокой ступенью в работе с документами, она до сих пор обеспечивает единство процессов документирования. Унификации метод для установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых в деятельности организаций документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных. УСД совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих фиксацию данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Вот после 1.3 идёт 1.4 и 1.5 тоже сократить надо

Вопросы для самопроверки: 1. Что понимается под «делопроизводством» и «документационным обеспечением управления»? Как соотносятся эти понятия? 2. 3. собой? 4. 5. Возникновение, цель, объект и предмет делопроизводства. Назовите основные составляющие ДОУ. Как они взаимосвязаны между Назовите ключевые элементы документационного менеджмента. Что представляет собой нормативно-методическая база документационного обеспечения управления? Какую роль играют в ее формировании органы власти? 6. Какие нормативные правовые акты составляют нормативно-правовую базу ДОУ и что они регулируют? Что представляет собой ЕГСД и ГСДОУ и в чем их отличие? 7. 8. Для чего предназначена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и как она связана с ГСДОУ? 9. Что включает кадровое обеспечение ДОУ и каковы пути его оптимизации? 10 Что понимается под унификацией и стандартизацией документа? Как соотносятся данные понятия? 11. Какие виды УСД разработаны и действуют на сегодняшний день? 12. Раскройте назначение и структуру Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). 13 Перечислите состав государственных стандартов на документы. 14. Каким государственным стандартом устанавливается толкование терминов по документационному обеспечению управления? современное 15. Перечислите основные понятия документационного обеспечения управления как процесса и явления. Вот реши это вопросы из текста который надо сокращать

Вопросы для самопроверки: 1. Что понимается под «делопроизводством» и «документационным обеспечением управления»? Как соотносятся эти понятия? 2. 3. собой? 4. 5. Возникновение, цель, объект и предмет делопроизводства. Назовите основные составляющие ДОУ. Как они взаимосвязаны между Назовите ключевые элементы документационного менеджмента. Что представляет собой нормативно-методическая база документационного обеспечения управления? Какую роль играют в ее формировании органы власти? 6. Какие нормативные правовые акты составляют нормативно-правовую базу ДОУ и что они регулируют? Что представляет собой ЕГСД и ГСДОУ и в чем их отличие? 7. 8. Для чего предназначена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и как она связана с ГСДОУ? 9. Что включает кадровое обеспечение ДОУ и каковы пути его оптимизации? 10 Что понимается под унификацией и стандартизацией документа? Как соотносятся данные понятия? 11. Какие виды УСД разработаны и действуют на сегодняшний день? 12. Раскройте назначение и структуру Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). 13 Перечислите состав государственных стандартов на документы. 14. Каким государственным стандартом устанавливается толкование терминов по документационному обеспечению управления? современное 15. Перечислите основные понятия документационного обеспечения управления как процесса и явления. Вот это вопросы после сокращённого текста реши

Задание к вопросу 3.1 Лекция 1 ДОУ Задания 1. Представьте сравнительную характеристику ЕГСД, ГСДОУ, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.9 7-2025 в виде таблицы, где должны быть выделены следующие графы: предпосылки создания документов, время их разработки, год издания, структура (основные разделы), предлагаемая система работы документами, практическая значимость отдельных положений в настоящее время. Остальные графы выделите самостоятельно (рабочая папка). C Задания 2. Определите основные этапы работы с документами, которые выделяют в ЕГСД, ГСДОУ. Оформите эти сведения в виде схемы (рабочая папка). И реши это к тексту